试论学校教务处管理决策的特点和策略

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摘要：管理决策是教务处管理工作的重要职能，为使教务处管理者的决策科学化、合理化，决策者要在决策过程中遵循科学的决策程序，即分析情况，确定问题；制定方案；实施方案。联系管理决策的一般特点，避免某些管理决策的误区，寻求科学的、合理的、可行性的决策策略，本文提出两点决策策略：提高领导素质，增强决策水平，管理决策中的权力下放，让教师参与管理决策。
【关键词】：学校教务处管理；管理决策I领导素质
　　文章编号：918-1-80112-402-3(2011)05-111-03
　　
　　教务处是学校管理教学工作的主要职能部门，是学校各个部门的带头军，其工作繁琐而任务艰巨为各部门之首。只有把教务处的工作做好，才能进一步开展各个部门的其他工作，其地位应与教学在学校中的地位相适应。教务处领导班子负责教务处的战略决策和职能部门的战术决策，除了要“带领和引导”全体员工达到预期的目标以外，重要的是要全面优化教务处的管理。即通过管理者良好的自身素质，在计划、组织、领导、激励和控制等管理职能中发挥好决策作用。
　　美国著名管理学者彼德・德鲁克认为，在一个系统中，主管人员最终做出有效的决策比什么都重要。所谓决策过程实质就是认识问题、分析问题和解决问题的过程。为使教务处管理者决策科学化、合理化，决策者不仅要掌握科学的决策技艺，还要在决策过程中遵循科学的决策程序，联系管理决策的一般特点，避免某些管理决策的误区，寻求科学、合理、可行的决策策略。
　　
　　一、教务处管理决策的一般过程
　　
　　教务处决策程序可分为常规性决策和非常规性决策两大类，常规性决策是属于教务处常规管理范围的决策，非常规性决策是一种问题决策，主要是解决管理中出现的各种矛盾，面临的新情况和倾向性问题。在教务处常规管理中基本实现规范化的学校，教务长的主要精力主要集中在非常规的决策上。从认识问题到抉择方案。要经历一个过程，这个过程是对信息的收集、分析和处理的过程，是决策者的思维过程。非常规决策的程序可分为以下几步：
　　
　　(一)　分析情况，确定问题
　　所有决策过程都是从分析问题，确定问题开始的。教务处管理中，有些问题是简单明显的，也是容易解决的，然而有些问题是复杂隐蔽的，很难预先觉察其征兆，甚至直到酿成严重后果才使决策者顿悟。但无论哪一种情况，决策都面临着要解决问题，因此教务处管理者必须全盘掌握教务处整体工作运行情况，以免因毫无思想准备而陷入被动状态。
　　所以，教务处管理者要善于发现和提出问题，还要从纵向上对所有相关的因素作综合的、全面的分析。纵观全局，抓主要矛盾，找出真正的原因，作出正确决策，使问题迎刃而解。
　　
　　(二)　制定方案
　　1.制定备择方案
　　问题被确定后，决策者就可以着手分析和研制各种可供选择的行动方案。由于任何可行方案都具有一定的条件，所以在制定备择方案之前。应尽可能将方方面面的情况考虑周全，以提高决策工作的效率。
　　在研制各种备择方案时，决策者首先可以利用已有的经验和知识，把面临的问题和曾被成功的解决了的类似问题加以比较，并结合目前的实际情况决定对：过去的办法和措施是照搬还是略加修改后再使用。
　　2.分析、比较和选择方案
　　在选择满意方案时，先要对可行方案作分析和比较。所谓分析，就是对被择方案的可行性和合理性进一步论证和评估，以便比较和选择。所谓比较，就是权衡各方案的利弊，要有一定的标准和方法。标准不仅要统一还要分清主次，方法则要保证比较的结果真实可靠。
　　对方案的论证和评估通常围绕以下内容进行：一是方案实施后问题能被解决的程度如何?该问题是否会重新出现?二是该方案是否符合所有约束条件?三是选择该方案学校可以发挥的优势是什么?必须付出的代价有多大?四是选择该方案学校会受到哪些有利的或不利的环境影响?五是选择该方案对学校各部门的影响是什么?六是该方案是否简便可行?任何学校或个人在分析和比较可行性方案时都有自己的价值准则。
　　
　　3.为执行决策做准备工作
　　为使决策方案成为解决问题的实际行动，决策者必须考虑实施决策方案的程序，并向那些执行方-案和受决策影响的人员传达方案的内容和实施程序。它规定了在某个时间或某个次序上必须完成的工作以及完成主要工作的活动细节。向执行方案和受决策影响的人员传达方案的内容和实施程序，避免那些因缺少信息沟通而产生的麻烦。
　　
　　(三)　实施方案
　　决策的实施阶段，也叫执行阶段，对试点取得经验后，如果是成功的，认为可行，就要全面铺开，普遍推行。这个阶段要注意抓好三点：首先，制定出实施计划。在明确目的、内容的基础上，要落实负责人和执行者，确定实施步骤和方法。其次，要进行反馈控制。在决策方案实施中，有可能出现与目标偏离的情况，或出现脱离实际的局部问题，这就需要通过信息反馈做出适当调整和校正，及时调查和修正决策方案，以期达到良好的预定效果。
　　以上决策程序是相互联系的，在实际工作中有时前后交叉进行，或者合并或者省略，不是一成不变的。
　　
　　二、教务处管理决策的特点和一般心理误区
　　
　　(一)　教务处管理决策的特点
　　1.信息化。信息是客观事物属性的反映。决策正确与否，往往与能否及时、正确地获取足够的信息有着直接的关系。决策过程实际是一个信息的收集、传递、整理和分析的过程。没有信息，决策就是无米之炊。在决策的过程中要通过各种途径，系统、周密、深入地收集到与问题有关的各种信息，防止遗漏。
　　2.预见性。科学的预见为决策提供依据，使决策具有适应性和应变性。没有科学的预见，就不会有科学的决策。决策过程始于发现问题，继而确定目标。目标是决策的关键，而科学的预见是确定目标的前提和基础。
　　3.可行性。决策具有可行性是指决策目标符合客观实际、学校力所能及、决策方案便于实施、能解决实际问题，决策者不是凭主观愿望，而是根据学校条件和外部环境状况实事求是地确定目标。这就要求教务处决策者在拟订备择方案时对学校的优势和弱点要有清醒的认识，在抉择方案时要充分考虑各方案的可行性。
　　4.及时性。现代经济生活中影响因素很多，环境变化迅速。教务处面临的很多问题一旦发生就要马上解决，拖延下去会使问题越来越复杂，越来越不好处理。信息作为决策的依据，其适用性是有时间限制的。因此，教务长面临问题时，作出决策既要正确又要及时、果断。
　　5.应变性。学校及教务处管理工作的环境是不断发生变化的，然而决策尤其是重大决策，从实施到完成需要经过相当长的一段时间-这就要求决定方案有一定的可调节性，能适应变化了的情况。在决策中，不仅要对潜在的问题作足够的设想和分析，而且要考虑实施紧急报告和应变措施，对突发情况、偶发事件能应付自如。
　　 .行为性。既然个人的特性因素和群体的行为            因素随决策过程有重要的影响，就应该确立决策的准则。为使决策具有科学性，作为教务处决策者的教务长必须有较高的思想、业务和心理素质。坚持实行集体决策、民主决策，不仅可以减少决策的失误，还可以调动教学系统及全体教师实施决策方案的积极性。
　　
　　(二)　管理决策的心理误区
　　1.最优化效应
　　在决策时，人们最希望的就是自己所选择的方案是所有方案中最好的一种。当然，这么做最终导致的直接结果也许是最优秀的。但是，在此时人们往往忽视了“有限合理性决策”。在实际生活中，不可能把各种情况都进行数量分析然后求得最优的决策，而往往是在主要方面能令人满意就可以了。这种决策方法表面上看似乎是领导者凭直觉，但实际上他是根据对情况的质的分析和丰富的经验判断。
　　2.“拍脑袋”
　　“拍脑袋”指的是在进行决策时，某些领导者不调查，不分析而贸然做出的主观决策。众所周知，决策是一个非常复杂的过程。需要经过复杂而又十分：谨慎的阶段，特别是第一阶段信息活动。如果在进行决策时没有经过充分的调查、分析和研究，掌握大量可靠、正确的信息，想设计一个合乎实际的，行之有效的决策方案是十分困难的。
　　3.心理定势
　　在决策过程中，由于决策者过去的旧经验、准备状态、倾向性对解决问题的影响，加剧了定势作用的影响，须知，此一时，彼一时，虽然两个问题发生的条件十分相似，但“世界上没有两片完全相同的树叶”，贸然地选择同一方案来应对，极有可能忽视某些潜在的不同影响因素，进而造成不良的后果。
　　4.唯一选择
　　这种情形一般比较少见，但危害性却不容小视。它指在充分的调查过后，在设计方案时，仅仅寻找到极少数甚至只有一个方案。在此时，最容易犯的错误就是直接加以选择。而出现此类问题时，最有效的做法是考虑反面意见。反面意见正是决策所需要的“另一方案”，而且反面意见可以激发决策者的想象力，是最有效的启发和刺激。对反面意见的充分考虑，不仅可以增加一种方案，充分考虑可能出现的问题，对问题的解决都是十分有效的。
　　5.群体决策
　　群体决策在搜集情报阶段是十分有效的，但不可随意扩大。进行群体决策可能会出现比较冒进的现象，从众现象，这样容易出现非理性决策，从而忽视了另外一些稳妥而又有效的好的决策。
　　
　　三、教务处管理决策的策略
　　
　　(一)　提高领导素质，增强决策水平
　　决策作为一门科学，愈来愈受到人们的重视，按照科学规则、科学程序、科学方法，制定和实施的决策，是领导的基本职能，教务处领导班子始终是制定和实施决策的主体，对决策负有最终的责任。西蒙认为，“管理：过程就是决策过程”，因此要注重提高领导素质，增强其决策水平，领导决策要有战略性、科学性和效益性。
　　1.具有良好的思想政治素质。要具有较高的马克思列宁主义理论修养；要有实事求是勇于实践的思想品质；要有锐意改革探索，开拓创新的胆识和魄力；要有公正廉洁顾全大局的奉献精神。
　　2.具有善于发挥群体效能的素质。充分发挥群体效能是决策科学化的一个重要保证，要培养和形成这种素质，首先要牢固树立民主化、科学化决策意识。其次，要增加决策研究的透明度，防止神秘化。再次，要善于听取不同意见，真正做到闻过则喜。最后，遵循客观规律，严格按照决策程序办事。
　　3.具有独立见解和敏锐判断的素质。具有独立的见解和敏锐的判断力是领导者必须具备的素质，要培养这种素质，就要具备良好的科学决策的理论修养，审时度势，保持清醒的头脑。总揽全局，抓主要矛盾，富有果敢的预见性。
　　作为领导，只有具备了以上素质才能做出更好的决策，毕竟每一项决策都是关系着学校师生的优质发展和学校活动的顺利开展。比如我所在的西安思源学院“创新能力培养计划”，就是一个具有独立见解的领导决策。在学校每年一届的创新文化节上，都会涌现出一大批具有奇思妙想的发明创造，而且学院也是我国目前唯一的一个创新能力培养示范基地。创新能力作为一门课程已经成为全院学生的必修课，在2004年，学院代表西北地区高校参加在江西南昌举行的全国大学生创新设计大赛决赛的两件作品“新型纱线卷绕防叠试验机”、“机器人源源”获得了两项二等奖。思源学院把创新能力培养纳入教学计划，创出一个品牌，作为教务处的领导决策层，需要的就是这样既能总揽全局，又有独立见解的素质。
　　
　　(二)　管理决策中的权力下放，让教师参与管理决策
　　教师参与决策是学校实施民主领导的一种具体的管理制度和运作模式。教师参与决策的主要目的，在于使组织成员有机会参与组织的决策，增进组织成员对组织决策过程的了解，以激发成员的责任心，愿意为组织目标的达成而贡献力量。学校管理实践也表明，越是集权的领导越是处在一种低层面的忙忙碌碌的事务管理水平，很少有机会从目标层面考虑学校发展问题，从这个角度来讲，也应该赋予教师、教研室主任等学校的中低管理层更多的职责和权力，提高决策效率。
　　总之，教务处的决策对于一个学校来讲就是一个个令牌，是否做出有效的决策，直接关系着教师的教学，学生的长大。只有教务处的工作做好了，学校其他部门才能顺利的开展其他工作。因此，教务处的领导必须具备较高的素质，根据决策的特点，保持清醒的头脑，防止心理误区的产生，群策群力，做出优质的决策，为学校这艘大船的顺利航行把好方向舵。
　　
　　(责任编辑：李亚绒)            
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