关于信息环境下如何做好机关档案工作的几点思考

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摘要：本文主要研究了信息化大环境对机关档案工作影响、存在的问题，及如何做好新形势下的机关档案工作。
【关键词】：信息环境；机关档案工作；思考
　　
　　随着科学技术的迅猛发展，信息的管理技术和信息的开放利用已经成为衡量社会发达程度和科学技术水平的标志。档案是一种信息资源，充分开发利用档案信息，最大限度地发挥其效能，是档案事业迎接信息时代挑战的重大战略问题。如何在信息化大环境下做好机关档案工作，发挥机关档案室对机关工作和国家档案事业的重要作用，是我们面临的重大课题。
　　
　　一、信息化大环境对机关档案工作的影响
　　
　　 (一)政务信息公开对档案工作的影响。2008年5月1日起开始施行的《中华人民共和国政府信息公开条例》确定了“以公开为原则，以不公开为例外”的原则，规定了信息公开的范围、程序、公众了解政务信息的权利以及违反该条例应当承担的法律责任的内容，并确立了“首席信息官”等具体制度，为电子政务向纵深发展和信息资源规范管理提供了法律保障。同时也对档案工作产生了很大的影响。信息公开为档案工作带来的机遇。国家信息化的进程同时也是促进档案信息资源开发利用的过程，随着政府信息公开制度的全面实施，档案信息资源开发利用的广度和深度也在相应提高。政府信息公开将可以全方位地带动档案工作的发展。
　　（二）办公自动化对档案工作的影响。首先，传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，经过长期实践，已形成完整的工作原则和方法。但在办公自动化环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，其形成的电子文件可以通过计算机系统进行快速、有效、多角度的整理，还可以根据不同用户的不同需要进行自由组合，比较传统的分类整理有更大的灵活性。其次，纸质文件载体的安全性、信息的可读性是显而易见的。而电子文件却不同，从外表看保存很完好的磁盘，由于外部环境的变化，信息却不可读。电子文件的信息内容是以特定的编码形式记录下来的，随着信息技术的发展不断有新的编码替代原来的编码，电子文件各自所有的编码方式和迅速变化的计算机系统运行环境间的矛盾会越来越尖锐。再次，原始记录性是档案的本质属性，一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定，电子文件能否作为档案，是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。再者，由于电子文件的保存价值取决于其自身价值和可读性，使其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大。最后，档案集中统一管理问题。对传统纸质档案，基本都采取集中统一管理的模式。而对电子文件来说，其物理结构和逻辑结构往往是不一致的，同一个电子文件中的正文、图形、批示、附件等可一以不在载体上连续存放，甚至可以在不同的载体上存放而不影响其正常显示输出。
　　
　　二、信息化环境下机关档案工作存在的问题
　　
　　（一）机关档案机构不健全，档案人员文化层次参差不齐，现代化人才不足。 机关档案中的机构、人员问题，是一个长期存在至今尚未得到解决的难题。从目前机关档案室的人员现状来看，许多企业单位的文书、档案员，大多数还停留在收发、查找阶段，缺少现代化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能。
　　 （二）基础工作不完善。档案现代化管理的前提是档案基础工作的规范化、标准化，目前，中小机关大量案卷的质量不高，缺乏完整的检索工具，许多部门的立卷、编目、检索等，未按国家档案局制定的标准，规范操作。
　　 （三）机关档案室资金短缺，设备和技术不先进。档案室工作是机关工作的一部分，没有自己的收入来源，其经费基本上完全依赖于机关财政部门。而大多数机关档案室存在的问题是，财政拨款只能够维持档案室的正常开支，对于科研经费和购置设备则无从谈起，严重影响了档案工作的管理水平的提高。
　　（四）机关档案工作缺乏活力。机关档案工作和其他机关工作一样，都是机关工作的组成部分。但是，由于各种各样的原因，机关档案购置的现状却差强人意。机关档案工作的活力包括两个方面，一是领导的重视和支持，二是档案人员的积极性。在一些机关，档案工作被视为文书处理工作的一部分，可有可无，档案工作往往处于被遗忘的角落。另外，档案人员兼职多，不安心于档案工作或因工作忙无力顾及档案工作，致使机关档案工作失去活力。
　　 （五）库存档案利用率不高。机关领导对档案工作的重要性认识不足。档案是历史活动的记录，反映了人及其他事物发展变化的过程，既是领导掌握情况、把握规律、实行科学决策的重要依据，也是进行相关研究工作的重要根据。但是有些机关的领导片面地认为，档案工作只要是该归档的归档，没有泄密、丢失就行了，至于如何提高利用效率却很少过问。这样就使得一些单位档案工作人力不足，经费缺乏，必要的设备不到位。
　　
　　三、如何应对新形势下的机关档案工作
　　
　　（一）改革机关档案工作的体制，逐步推行两个“一体化”。~1实现文书、档案一体化管理。目前，我国大部分机关将电子文件转换成纸质文件，经正式签署后归档保存，原电子文件保存在各形成部门，没有归档，处于分散保存状态；也有一些机关、企事业单位将归档纸质文件和电子文件分别归口到档案部门和信息技术部门。这两种做法具有不同的缺陷。目前，国内已经出现了大量专门从事档案管理软件开发、纸质文件资料数据化系统和文档一体化系统开发和销售、推广的公司。利用计算机系统档案管理工作的管理能力将会极大地提高，利用网络档案管理工作的管理范围将会扩大，通过网络计算机管理系统实现文档一体化管理，是比较方便也比较普遍的做法。~2档案、图书、情报管理的一体化。根据实际情况，有些单位还可实行档案、图书、情报管理的一体化。国内档案界对档案、图书、情报管理一体化的认识基本上是统一的，但在其具体管理模式上，大家存在两种不同的观点。一种观点认为应建立全国一体化的协调机构，统一规划和安排档案、图书、情报工作，实现工作的标准化和规范化，共同开发信息资源，发挥信息的整体优势；一种观点主张建立一体化的实体管理机构，对档案、图书、情况实行统一管理我们可以选择在机关、企事业单位内部建立统一管理档案、图书、情报的信息中心，以发挥信息系统的整体效应。
　　（二）强化社会的档案意识。档案意识是人们对档案和档案工作的认识水平与敏感程度，它反映着整个社会对档案和档案工作的认识和态度，表现出社会对档案和档案工作的重视程度。较强的社会档案意识，是做好机关档案工作的条件之一，强化社会的档案意识，要做好以下几项工作。首先，要加强档案宣传工作。其次，要加强法治，依法治档。再次，各级档案机构要切实做好工作，努力提高档案工作的社会地位。
　　（三）提高档案人员的素质。档案人员的素质，决定着档案工作的质量和效率。机关档案人员的素质不高，在一定程度上制约着机关档案工作。近年来，由于档案教育事业的发展，档案人员的素质有所提高。但是，机关档案人员不稳定，调动频繁，文化层次参差不齐，影响了档案人员的素质。
　　(四)更新观念，强化开发利用，提高服务效应。档案的开发利用是档案管理的最终目的，也是体现档案信息服务的重要手段。现代办公技术的运用，为档案开发利用开辟了新的渠道和方法。如可以根据档案利用需求和信息发布权限，在机关局域网上通过档案管理与档案利用者建立互动，发挥电子文件的多，途径、易复制、快速检索、方便利用的功能，将大大提高档案的利用效率。还可以调动各方面积极性，围绕机关工作重点开展电子档案的编研工作，发挥其参考借鉴作用。
            
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