关于我省档案信息化建设的几点认识与实践

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近年来，在省局党委的大力支持下，河南省档案局档案信息化建设正式提上日程，先后购买了红旗操作系统（Asianux Sever 3.0 for x8 - 4sp2）、数据库系统(oracle11g)、紫光档案管理系统(v3.1)，解决了我局信息化建设长期以来面临的软件平台瓶颈问题，为我局档案信息化建设稳步推进奠定了基础，提供了保障。同时，积极开展传统档案数字化转换工作，为档案信息化建设积极筹建全文档案数据。在省局档案信息化建设工作稳步推进的过程中，遇到的问题引起了我们的思考，深化了认识，推动了实践。
　　
　　1我省档案信息化建设的目标及总体思路
　　我省档案信息化建设目标应为：通过现代信息技术的应用和应用系统的开发或选用，构建基于局域网面向档案馆工作人员和来馆利用档案人员服务的馆内档案利用服务平台；利用当地政务网建设的面向本级党政机关服务的电子文件归档和档案信息共享平台；利用互联网建设的面向广大社会公众和进行馆际交流的公共档案信息服务平台，从而实现档案的科学管理和共享利用。档案信息化网络平台建设主要是立足于档案局域网平台建设，构建馆内互联互通的档案网络基础，满足档案信息化各项管理需要和服务需求，同时，考虑档案政务网与公众网构建的问题，构建档案局域网平台是档案信息化建设的基础和核心。
　　对于缺乏经费和不能获得当地信息化建设立项的档案部门来说，我省档案信息化建设应以局域网建设为核心，采取由内到外、循序渐进、逐步拓展的方式，最终，建成上述三个服务平台。当然，对于能够获得当地政府信息化建设立项的档案部门也可同时统筹建设三个服务平台。但无论采取哪种方式，都应遵循“统筹规划、稳步实施”、系统化和经济性原则。
　　
　　2我省档案信息化建设的内容
　　2.1档案网络平台的构建，即以档案局域网为核心，构建档案局域网、政务网、公众网“三网合一”（一般是“四网合一”，我省党务内网单独建设，隶属省委办公厅）的服务平台，实现“省、市、县”三级互联互通的“分层次、多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务”。
　　2.2档案应用系统软件的开发或选用，主要包括档案局域网、政务网等平台应用软件的开发或选用。
　　2.3数字档案资源建设，即全面推进馆藏档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的案卷级、文件级目录数据库。逐步进行传统载体档案数字化，积极推进电子文件的接收和管理，最终建立人名索引、专题目录、全文、照片、多媒体等各类数字档案资源库群。
　　2.4数字档案存储管理机制建设，即应用先进技术和相关管理手段，保证档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，使数字档案具备传统档案的原始性、凭证性和长期可读性。
　　
　　3软硬件设备配置
　　3.1系统软件选用
　　3.1.1服务器操作系统的选用。服务器操作系统主要分为四大流派：Windows、Netware、Unix、Linux。Windows服务器操作系统重要版本有WINNT 4.0 Server、Win2000/Advanced Server、Win2003/Advanced Server等。其优点是操作直观，易于使用，功能实用，缺点是运行速度慢，功能不够完善，安全性、稳定性欠缺。Netware服务器操作系统，目前，常用的版本主要有Novell的3.11、3.12、4.10、5.0等中英文版，虽其具有优秀的批处理功能和安全、稳定的系统性能，但主要应用在某些特定行业中，通用性差。Unix服务器操作系统，目前，市面上流行的主要有SCO SVR、BSD Unix、SUN Solaris、IBM-AIX等版本，支持大型文件系统与数据库，具有高能级系统安全性、稳定性，对于系统应用软件的支持比较完善，但管理维护成本较高，一般用于小型机。Linux服务器操作系统，目前，国内主流市场中使用的主要有Novell的中文版Suse Linux 9.0、小红帽系列、红旗Linux系列等，其支持多用户、多任务、多线程、多CPU，且源代码开放，具有良好的兼容性、安全性和稳定性，但需要利用输入代码命令进行应用实现，人性化设计方面欠缺、维护成本相对偏高。综上，为保证档案信息安全和系统的稳定运行，应选用Unix或Linux服务器操作系统，在选择时，应注重支持我国的软件企业，优先选用它们的相关产品。省馆在选择中科红旗Linux服务器操作系统时，一是考虑该系统具有良好的兼容性、安全性和稳定性；二是考虑到其支持多用户、多任务、多线程、多CPU，且源代码开放等特点；三是考虑支持我国软件企业的发展。
　　3.1.2数据库系统的选用。目前，流行的数据库系统有Access、SQL server、ORACLE等，它们都属于关系型数据库软件。Access网络化大批量管理性能不佳，不适用于档案馆海量信息档案管理系统；SQL server是普及面较广的大众化产品；ORACLE是目前高端产品，在当前的档案信息化建设中有较多应用。ORACLE新版本数据库中，还提供实时应用集群（RAC）的技术，降低应用成本。通过实时应用集群，不仅能在低成本服务器上构建高可用性数据库系统，还能实现数据的完全备份、增量备份、数据恢复和容灾等项功能，从而保证数据的高可用性。实践证明，ORACLE是目前公认的相对成熟的管理大批量数据的数据库系统。因此，在我省档案信息化建设中，为了系统的稳定性、高性能、海量档案信息的安全性和数据的高效管理利用，应当优先选用ORACLE数据库系统。
　　3.1.3档案管理系统软件的开发或选购。2010年10月，国家档案局颁布实施的《数字档案馆建设指南》，鼓励各地区统一开发或购置成熟的档案管理系统软件，以减少重复开发，降低应用成本。
　　3.1.3.1无论是统一开发的系统，还是购置的成熟系统，都应遵循整体性、开放性、稳定性等原则。
　　3.1.3.2无论是统一开发的系统，还是购置的成熟系统，都应具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求，以实现档案管理业务各环节的自动化、网络化。
　　3.1.3.3无论是统一开发的系统，还是购置的成熟系统，都应按照国家档案局结合档案部门实际编制的《计算机档案管理软件测评标准》进行测评，重点检测功能度、兼容性、速度、易用性、容错性、安全可靠性、数据结构合理性、技术资料等八个方面的内容。
　　3.1.3.4无论是统一开发的系统，还是购置的成熟系统，都应对开发公司的技术力量强弱、售后服务能力强弱、软件开发资质等级、系统集成资质等级、涉密资质等级、公司存续时间、拥有的客户数量等方面进行着重考察，以确定其开发系统的质量和适用性。
　　正是基于以上考虑，我们省馆确定选用清华紫光档案管理系统(v3.1)用于局域网建设。
　　3.1.4系统软件选用的正版化问题。2010年10月18日，国务院办公厅颁发了《关于进一步做好政府机关使用正版软件工作的通知》（国办发［2010］41号），要求各级政府机关带头使用正版软件。因此，在我省档案信息化建设过程中，无论是选用服务器操作系统、数据库系统，还是档案管理系统，都应当选用正版软件。这不仅能维护、提高档案部门的声誉，维护档案信息的安全和系统的稳定，还能避免不必要的法律风险和体现对知识产权的尊重。据了解，我省档案系统中有个别单位，因经费困难，有使用网上下载的免费的非正版软件的情况，如Windows服务器操作系统、ORACLE数据库系统等。这类软件在使用中，一是由于不能获得更新服务，影响信息安全；二是不能获得原厂商服务，故障得不到根本排除，影响系统的稳定运行，另外，还有可能引起法律诉讼。
           
       3.2硬件设备配置。档案信息化建设中，系统配置的硬件设备很多，主要包括服务器、计算机终端、网络设备、存储、数字化设备、机房设备及其他配套设备。其中，服务器、存储、网络设备、安全设备尤为重要。硬件配置专业性强，市场变化快，由于档案部门普遍缺乏这方面的专业人才，自主配置硬件设备，会遇到很多麻烦。例如，省局议标购买的磁盘阵列，虽与销售商多次交流沟通，要求磁盘阵列具有普通网线接口和光纤接口，但产品到货后，光纤接口却不能用，销售商说启用需要许可，许可意味着收费；再比如，今年，省局准备采购一套防火墙设备，通过互联网查询价格、产品型号和国内外厂商后，结合工作实际，需要选择一家厂商、一种产品时，却不知道要选择的产品性能是不是最好、性价比是不是最高、厂商的售后服务质量是否最好等。因此，在明确需求后，档案部门最好找专业公司合作，以确定系统硬件配置整套方案。另外，由于硬件设备更新换代非常快，档案部门采购硬件设备不应盲目追求高端产品，应坚持经济、够用、适度超前的原则，在质量、价格相当的情况下，应优先选购国产设备，支持国内企业的发展。
　　
　　4传统档案数字化
　　4.1传统档案数字化内容选择的原则。将馆藏全部档案资料都进行数字化加工，既不现实也无必要。无论从社会需求还是投入成本考虑，都应有选择地进行传统档案数字化。选择的原则主要有：价值性原则，即优先选择保存价值高、珍贵的档案进行数字化；实用性原则，即优先选择社会需求面广、利用率高的档案进行数字化；开放性原则，即优先选择开放度较大的档案进行数字化；特色性原则，即优先选择有特色的档案资源进行数字化；保护性原则，即优先选择破损程度高的档案进行数字化；相关性原则，即进行数字化加工时，应尽量避免与实体档案管理体系的完全分割，整个全宗或整本目录的数字化利大于弊。省馆对保管的民国照片档案全部进行了数字化，对保管的录音档案进行了数字化；同时，正结合上述原则，对保管的清代档案、民国档案和革命历史档案进行数字化。对“建国”后档案，准备在调查的基础上，对利用率高、与民生关系密切的档案优先数字化。
　　4.2加工模式的选择。数字化加工通常有两种组织形式：一是自行组织加工，二是委托专业公司加工。两种模式各有利弊。但现在大部分档案部门都是委托专业公司进行传统档案的数字化，采取这种加工模式，档案部门应当采取严格措施杜绝、防止扫描档案数据丢失、流失和泄密现象。我们省馆是这样做的：一是要选择有经验、资质高、讲诚信的扫描公司；二是扫描场地要在档案馆内部，严格档案交接手续；三是确保扫描场所始终有档案部门的工作人员值班，既可随时解答档案扫描的业务问题，又可现场监督；四是我局提供扫描专用计算机，并封贴USB接口；五是要求扫描公司的工作人员不得把食物、饮料等食品和任何移动存储设备带入工作区；六是与扫描公司签订终身保密协议。
　　4.3分辨率的确定。分辨率是影响图像质量的重要指标之一。分辨率过低，容易导致扫描图像在放大时发虚，造成图像不清晰，影响利用效果；分辨率越高，扫描速度越慢，占用存储空间越大，因此，纸质档案数字化确定合适的分辨率非常重要。2005年9月1日，国家档案局颁布的《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31―2005）规定：“采用黑白二值、灰度、彩色几种模式……其分辨率一般均建议选择≥100dpi。特殊情况下，如文字偏小……可适当提高分辨率。” “需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥200dpi。”我们认为，这样的分辨率偏低，经过对A4幅面档案的彩色扫描测试，从200dpi到300dpi对图像清晰度影响不大，扫描速度和占用存储空间也无明显变化，≥400dpi扫描速度和占用存储空间变化很大。因此，我们认为，我省纸质档案数字化的分辨率可确定为300dpi，高于国家标准为宜，这样，既确保扫描后的图像清晰、完整，又不影响图像的利用效果。照片档案，由于其影像层次较多，再考虑到照片的展览、出版等用途，照片档案数字化的扫描分辨率应当≥ 00dpi，在网上发布时，另行压缩。
　　4.4色彩模式的确定。《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31―2005）规定：“扫描色彩模式一般有……通常采用黑白二值。”“页面中有红头、印章……可视需要，采用彩色模式进行扫描。”根据该规定，纸质档案数字化时，有可能造成一卷甚至一件档案的扫描图像同时存在两种色彩模式，将来利用时视觉效果较差。考虑到利用视觉效果、对档案原件的保护及扫描图像与原件的一致性等问题，我们认为，我省纸质、照片档案数字化统一采用彩色模式为好。
　　4.5存储格式的确定。《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31―2005）规定：“采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储……”“提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。”现在，理论界基本达成共识，即扫描后的图像应当以TIFF格式存储（该共识与《纸质档案数字化技术规范》的规定不一致，没有完全考虑到档案数字化实际工作遇到的存储问题，目前，仍有争议）。TIFF虽然是一种最佳质量的图形存贮方式，但由于其无压缩，文件体积较大，相应存储成本也较高。考虑到传统档案数字化的目的，主要是满足数字环境下，社会各方面高效便捷查阅档案的要求和存储成本，我们认为，馆藏档案价值高、利用率高的以TIFF格式存储，以多页PDF或双层PDF格式提供利用。如省馆馆藏的革命历史档案就采用这种格式；其余的如需数字化，则存储、利用均采用PDF格式。
　　
　　5档案信息化建设需要系统集成商
　　5.1档案信息化建设中需要系统集成商的客观性。从发达国家的经验看，计算机技术服务社会化是必然的发展趋势。1981年，我国档案部门平均每个单位拥有的计算机专业人员达到2.4个。当时，发达国家的档案部门反而达不到这个数字，而其计算机应用水平却高于我国。这表明：档案部门完全靠自己的技术力量，进行档案信息化建设代价高昂且越来越困难。
　　随着计算机技术的飞速发展，计算机专业的划分也越来越细化，没有人能精通该行业所有专业的知识。即使掌握相关专业知识，但离实际工作中的具体操作应用，还有相当的距离。这一点，即使对相关的专业公司来说也不例外。例如，为了进行信息化建设，省局自主采购一套存储设备（磁盘阵列）和红旗操作系统、数据库系统、紫光档案管理系统三套软件系统，在我们购买设备和软件相关的四个公司中，都是仅对自己的设备或软件熟悉，对其他系统不熟悉或根本就不了解。这不仅增大了我们协调的难度，也导致了系统安装调试工作进展反复；一旦系统出现问题，公司之间则可能相互推诿，徒增解决问题的难度。从技术角度看，计算机技术、应用系统开发技术、网络技术等综合运用在一个工程中也是技术发展的必然趋势。
　　档案信息化建设本身就是信息化系统集成工程项目，具备一般信息化工程项目的建设内容，工程系统性强、软硬件配置专业性强，因此，只有借助专业公司的技术力量，才能确定正确适当的软硬件配置方案。系统集成商能根据档案部门提出的要求，为档案部门做一个完整的解决方案，不仅能在技术上实现档案部门的要求，同时，还能对档案部门投资的实用性和有效性进行有效的分析，对档案部门提供技术支持和培训，成为档案部门的技术顾问与合作伙伴。
           
       鉴于此，档案部门必须更换新观念，与时俱进，顺应计算机技术服务社会化的必然趋势，在档案信息化建设中，主动有意识借助系统集成商的技术力量，以此稳步、顺利推进我省的档案信息化建设。
　　5.2系统集成商的选定。系统集成商，是指具备系统资质，能对行业用户实施系统集成的企业。系统集成包括设备系统集成和应用系统集成，因此，系统集成商也分为设备系统集成商和应用系统集成商。从档案信息化建设的实际出发，档案部门既需要设备系统集成，也需要应用系统集成。考虑到档案部门经费的普遍缺乏，在考察系统集成商时，应当对其设备系统集成和应用系统集成两方面的技术力量、能力做深入的了解，尽可能选定一家设备系统集成和应用系统集成都有相当实力的公司，这样，能节约开支，又能保证档案信息化建设的顺利进行。
　　
　　 档案信息化建设网络系统总体设计构想
　　依据实用性、开放性、安全性和先进性的原则，我们认为，河南省档案局局域网分为三层，即省局、市局、县（区）局。市局为省网的一级节点，县（区）局为二级节点。网络下连市局至县局，上连国家档案局，横向与政府各部门相连，最终，形成以省局为中心的星型网络，其中，网络的运行管理中心在省局。通过业务的应用，全省网络系统可分为三个逻辑子网，分别是局域网、政务网、公众网。省局数据中心作为全省网络系统的核心，在整个网络中发挥核心作用。拓扑图如下：
　　
　　省局网是全省网络汇聚点、业务集中点和数据集中点。分为基本服务器区、数据中心区、公共服务网、政府协作网、国家局接入区、省辖市局接入区、机关接入区、应用服务器集群区八部分。基本服务器区是省局业务终端、办公设备的接入平台和办理各项基本业务的网络平台；数据中心是数据处理和交换枢纽，省局可共享数据存放地；公共服务网向社会公众提供各种业务的应用；省辖市局接入区为省辖市局提供双线路双设备接入，使用双线路双设备冗余设计提高网络可用性，为数据大集中提供可靠性保证。
　　在省局局域网设计中，考虑到省局业务的关键性，在基本业务区和数据中心网络设计均采用双机热备结构（网络冗余），容灾中心网络系统则设计三个层面：两条线路、应用热备以及快速切换。
　　
　　1 档案信息化建设IP地址规划构想
　　1.1IP地址规划的重要性。IP 地址的合理规划是网络设计的重要环节，大型计算机网络必须对 IP 地址进行统一规划并得到有效实施。IP 地址规划好坏，影响到网络路由协议算法的效率和网络的性能，影响到网络的扩展和管理，也必将直接影响到网络应用的进一步发展。
　　1.2IP 地址规划总体要求。IP 地址空间的分配，要与网络拓扑层次结构相适应，既要有效地利用地址空间，又要体现出网络的可扩展性、灵活性和层次性。同时，能满足路由协议的要求，以便于网络中的路由聚类，减少路由器中路由表的长度，减少对路由器 CPU、内存的消耗，提高路由算法的效率，加快路由变化的收敛速度，同时，还要考虑到网络地址的可管理性。一般来说，IP 地址规划应遵循的具体原则有：唯一性、可管理性、连续性、可扩展性、灵活性、层次性、实意性和节约性。
　　1.3IP 地址分类。Loopback地址，为方便管理，为每台路由器创建一个 Loopback 接口，并在该接口上单独指定一个 IP 地址为管理地址。Loopback 地址务必使用 32 位掩码的地址，越是核心的设备，Loopback 地址越小；互联地址，指两台或多台网络设备相互连接的接口所需要的地址。相对核心的设备，使用较小的一个地址，互联地址通常要聚合后发布。在规划时，充分考虑使用连续的可聚合地址；业务地址，指连接在以太网上的各种服务器、主机所使用的地址以及网关的地址。业务地址的网关地址统一使用相同的末位数字，如：.254 用来表示网关。
　　1.4IP 地址规划构想
　　1.4.1IP 地址规划构想。我省档案信息化建设专网 IP 地址规划应该遵从有关规划和指导意见。为保护已建网络并考虑外网的实施成本，在 IP 地址规划中，将使用综合地址规划方案，采用正式地址和保留地址相结合的办法。正式地址包括：骨干层和接入层的互联地址和网络设备地址；外网服务器的地址。保留地址包括：专网内部地址。根据内部主机和网络数据，可使用 10.0.0.0­10.255.255.255或112.1 .0.0­112.31.255.255这样的私有IP地址。地址规划时，作大量的地址预留，各级网络尽量使用整段 IP，以便进行路由汇聚，减少网络路由数量。
　　考虑各单位内部局域网和服务器的业务模型，建议 IP 地址的管理和分配采用动态及静态结合的方式。普通用户的 IP 地址由 DHCP 服务器动态分配；服务器地址、设备管理地址、接口互联地址等需要固定 IP 地址。基于以上考虑，我省档案信息化建设IP地址规划构想如下表：
　　
　　1.4.2IP 地址管理办法。IP 地址的管理采取分级管理、分工负责的原则。省档案局负责全网 IP 地址的统一规划和管理。各市地档案局负责本市地、所辖县、基层单位的 IP 地址分配管理，并接受省档案局的指导、监督。对于未来可能接入的单位，将根据其对 IP 地址的具体需求，从网络预留地址中分配相应的地址段。
　　
　　（作者单位：河南省档案局技术管理处来稿日期：2011-08-18）
　　
            
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