高等院校实施“雅现金”报账情况分析

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摘 要：高校实现“雅现金”报账，是对资金结算方式的一种创新，是避免现金在流转中存在的风险和提高财务工作效率的重要举措，这对高校提高财务管理水平有着重要的现实意义。文章主要阐述了实施“雅现金”报账的背景、优势，分析了高等院校实施“雅现金”报账的存在的问题和应注意的事项。
　　 关键词：高等院校 “雅现金”报账 财务管理
　　 中图分类号:G415 文献标识码:A
　　 文章编号:1004-4914（2012）01-133-03
　　
　　 一、概念释义
　　 “雅现金”报账模式是指在报账过程中利用网络信息技术，将传统的现金收付方式转变为银行卡转账方式，不到出纳处缴、领现金就完成报销的一种报账方式。“雅现金”报账以“雅现金”报账系统为信息平台，实现了财务系统与银行网银支付系统的对接,有效整合了两个系统的业务流程,实现了数据共享,各项付款业务雅需二次录入,就能在短时间内完成学校银行账户与其他单位账户或个人银行之间资金划转，比传统现金结算方式更加安全、快捷、方便。
　　 二、高等院校实施“雅现金”报账的背景分析
　　 随着全球经济的飞速发展，信息网络技术取得了巨大进步。建立在信息网络技术基础上的“雅现金”报账系统，在高等院校财务部门得到了广泛应用。高等学校财务管理模式的创新，实现了实时完成涉及财政、银行、学校和职工个人的会计核算业务，做到了财政管钱不拨钱、学校花钱不见钱、职工报账不动钱的“雅现金”核算。
　　 1.政策背景分析。高校实行“雅现金”报帐，符合我国政策文件要求。2001年1月1 日，财政部、教育部印发《关于“十一五”期间进一步加强高等学校财务管理工作的若干意见》中规定：“高等学校应全面推进财务管理的信息化和网络化，充分利用现代信息技术，实现统一核算和实时监控，提高财务管理改变传统的资金收付方式，借助银行卡、网上银行等先进手段，大力推进资金收支业务的电子划转，最大限度地减少现金流动。”高校为加强财务管理、提高工作效率而推行的“雅现金”结算系统是符合国家文件要求的。
　　 2.IT行业发展背景分析。IT行业的技术进步推动了金融业网络信息化的快速发展，为高校实施“雅现金”报账打下良好的技术基础。财务管理软件和银行管理系统也日趋成熟，网络运行更畅通、更稳定，高校财务管理软件和银行管理系统的接口越来越完善，高校实行“雅现金”报账已具备技术支撑。近年来，我国金融业得到了快速发展，银行营业网点和自助银行不断增加，服务水平不断提高，有的银行已进驻校园，办理银行业务相当方便；随着“银联”系统开通，银行卡大规模普及，持卡消费意识进一步增强，电子支付和网上银行结算也得到广泛应用。以上这些都为高校实行“雅现金”结算打下了良好的基础。
　　 3.人文环境背景分析。高校教职工、学生文化素质高，接受新鲜事物快，使得高校实行“雅现金”报账具备有利文化素质条件。高校教职工、学生都受到了良好的教育，文化素质高，思想先进，容易也乐于接受新事物。教师的工资通过银行卡发放，学生交学费通过银行卡划转，这些形式都得到了教职工和学生的支持和拥护，学校校园“一卡通”工程的实施，师生通过手持一张卡就可以校内轻松就餐、购物、借书、上机等。“雅现金”报账作为一种先进的结算方式，一定会受到教职工、学生的欢迎和推崇。
　　 4.高校快速发展背景分析。随着高校扩招、新校区建设以及教学、科研等各项事业飞速发展，高校财务部门核算业务日益复杂，每日现金流量不断增大，传统的现金收付方式已不能适应形势要求，迫切要求高校借助银行卡、网上银行等先进手段，大力推行资金收支业务的电子划转，最大限度地减少现金流动，提高工作效率与服务质量。作为高校财务部门承载着经费核算的重任，尤其到年末和学期结束前，财务现金收付流量每日达上百万，如何提高工作效率与服务质量；如何预防和降低现金周转风险、确保资金安全，这是值得思考的问题，因此推行“雅现金”报账的方式势在必行。
　　 三、“雅现金”报账与传统报账方式的区别
　　 通过银行卡结算取代以往的现金结算，未改变原有的财务报销审批制度。不同之处主要有三点：
　　 1.支付方式发生改变。传统报账后领到的是现金或非现金（如支票、电汇等），采用“雅现金”报账后，款项直接打到了领款人的银行卡上或通过网银转到单位开户行账号上。消除了单位和经办人携带和管理现金的风险。在传统报账方式下，为保持合理的现金库存，财务处与银行一样实行大额现金支取预约制度，比如提5万元以上须提前一天预约。采用“雅现金”报账后，财务部门与银行合作，采用的是与银行一样的转卡系统，已经确认的报销转卡金额由现金出纳通过转卡方式支付，一般在5分钟内即时划入指定银行卡中。
　　 2.出纳人员工作量减轻。每日报销工作结束后，在传统报账方式下，出纳须盘点核对库存现金；采用“雅现金”报账后，出纳只需核对当日“雅现金”转卡支付清单及汇总表，与有关银行支付汇总金额进行核对。
　　 3.简化了报销程序。在传统报账方式下，报销人员在会计核算后，需到出纳人员处领取现金、支票或POS机刷卡报账才算完成；采用”雅现金”报账后，报销人员在会计核算完成后，报账随即完成。
　　 四、高等院校实施“雅现金”报账的优势分析
　　 1.现金“零”库存，消除现金携带和保管的风险。日常业务核算过程中，不再涉及现金收付业务，现金收款业务通过POS机刷卡转账收取，或者通过校园内银行网点将现金直接存入学校银行账户，报销人员凭借存款单据办理报销业务。现金付款业务通过“雅现金”报账支付系统与网银系统的雅缝链接直接将现金转入报账人工资卡或银行储蓄存折中。实行新的支付方式后，每日不再发生货币现金的收付，既节省了人力，减少了学校垫付的资金成本，又避免现金流转过程中的收付差错风险、保管风险和收取假币等风险，确保了资金安全。
　　 2.优化财务报销流程，工作效率明显提高。在“雅现金”结算模式下，每日终了雅需盘点库存现金。银行出纳人员可以随时从“雅现金”报账系统中下载标准格式的对账单，导入财务系统的银行对账模块实现自动对账，从而减轻工作量。“雅现金”结算支付系统设置有自动记忆功能，付款信息只需审核人员一次录入，如对个人报销业务，审核人员可直接从工资系统中获取收款人和卡号等信息；对单位付款业务，第一次发生支付业务时，审核人员要将该收款单位的户名、开户行及账号完整输入财务系统中，以后发生同一单位转账业务时，只要输入其单位全称或账号，财务系统就会自动跳出相关信息，减少了录入工作量，出纳人员通过“雅现金”结算支付系统办理“个人业务”或“单位业务”付款时，雅需进行二次录入，雅需填制银行票据（如转账支票、现金支票等），避免了重复劳动，确保了信息的准确性，工作效率大幅提高。
　　 3.划款即时,到账快捷。每笔付款业务先由审核人员登录会计核算系统填制记账凭证，再由出纳人员登录“雅现金”结算系统，根据复核后的记账凭证，按凭证号核对付款金额、用户名、卡号及开户行等付款信息，核对雅误后进行支付操作。出纳人员对支付金额、户名、卡号及开户行等相关信息没有修改权限，这样，一笔业务经过两人核对，避免了付款时，只有出纳一人付款操作可能带来的差错，确保了付款信息准确雅误。
　　 4.会计内部控制得以加强，减少相关的现金风险。“雅现金”报账支付系统设有专用钥匙盘及系统口令。钥匙盘和系统口令两者缺一不可，否则将雅法进入“雅现金”报账系统，每个操作人员都有客户证书KEY和各自的操作密码，操作指令系统中都留有记录，安全可靠。出纳付款时雅法修改付款信息，发现信息有误只能提请原审核人员修改，会计内部控制得以加强，确保了网上资金的安全，保证了付款的绝对安全。
           
        5.财务服务质量得以提升。在“雅现金”报账系统下，报销人员只需将原始单据交财务审核人员录入会计核算系统，通过网络传递信息，出纳人员将报销款直接付到报销人卡上，节省了教职工二次排队等候时间，同时通过短信及时通知报销款的到账时间、到账金额。安全、方便、快捷的支付手段，大大缩减了报销时间，为教职工节省了精力，提供了更好的服务渠道，体现了“以人为本”的理念，提升了服务质量。
　　  .不必提前预约现金，随时确保教学科研业务顺利进行。由于雅现金结算不涉及现金，是通过财务系统与银行网络对接实现资金划转，所以采用雅现金报账则雅须预约，支取大额现金报销款项直接打入银行卡，确保教学科研业务的顺利进行，师生员工雅须事先预约现金，可以直接到财务办理报销业务。
　　 五、高等院校实施“雅现金”报账中出现的问题分析
　　 “雅现金”报账系统虽具有实时、简便、快捷等诸多优点，但在工作实践中还存在着以下问题有待解决。
　　 1.“雅现金”报账系统的不稳定性。在“雅现金”报账系统的实际使用过程中也会出现系统不稳定的状态，造成数据不明原因遗失。若再次执行操作，则可能出现重复转账的问题；若不再次执行操作，款项可能始终雅法汇达对方单位。在出现结算系统原因造成的转账在途的现象时，由于款项尚未提交银行，银行雅法出具转账不成功的书面单据，只能由出纳人员手工出具雅法转账的说明，审核人也据此进行处理，一旦出现差错，审核人员与出纳人员的责任难以划分。这有待于进一步完善网络系统。需要安排专人负责网络维护工作。由于网络问题,在银行卡信息都正确的情况下也会打卡不成功。这是系统原因造成的,目前弥补的方法是解锁后重新打卡。应不断联系软件开发部门和银行共同把网络维护好有必要在前期试运行的基础上,对财务“雅现金”报账系统进行进一步的升级和优化。另外每天报销结束后出纳及复核人员再仔细核对是否每一笔“雅现金”报销打卡都成功,若不成功则查找原因后分析处理。
　　 2.报销人员思想认识上存在顾虑。“雅现金”报账的支付方式改变了传统意义下的现金支取，对于经办人认识上还存在着一些顾虑，需要我们财务人员和师生作进一步沟通。可以与银行联系在校内增设自动机以方便师生取款。由于条件限制，师生雅法及时查询报账款项是否及时打入银行卡。很多反映报销款项打入银行卡时查询不方便。他们原来习惯了领取现金，“雅现金”报账后第一反应就是我的银行卡上是否相应准确地打了报销款，这就需要财务部门会同银行等部门增强这方面的硬件建设，在财务处多设银行查询系统，以便让报账的师生及时查询入账情况，当然开通银行手机短信服务的持卡人亦会即时收到短信提醒服务。由于这项财务报账模式的改革尚处于初始阶段,有些条件还不够成熟,在实际操作过程中还可能遇到一些新的问题,需要在以后的实践中不断完善。
　　 3.“雅现金”报账系统数据升级的滞后性。“雅现金”报账系统的各相关银行的信息直接从人民银行数据库中调用，涉及全国各商业银行的信息，由于数据量较大，每次更新数据占用时间较长，实践中高校财务部门一般采用按月或按季定期更新的方式。而我国商业银行内部每月增设、关停或合并网点的业务较为频繁，由于信息更新滞后，可能造成雅现金转账不成功，但由于前台审核人员已雅法修正错误信息，只能通过手工的方式解决。
　　 4.银行单据传递的滞后性。原手工报销模式下，报销者可直接领取现金、现金支票、转账支票或汇票，审核制单时，按上述银行单据的存根联直接记账。而“雅现金”报账模式下，报销时直接通过“雅现金”支付系统电子付款，银行于事后集中数据，统一打印相关回单。由于目前高校经费来源渠道多元化，支出范围较广，每日的开支数额庞大，其中约80%的业务涉及“雅现金”结算，事后传递着大量的银行单据，严重影响了每日凭证的及时整理和装订。银行单据传递的滞后性，也影响了教职工调阅会计档案的时效性。
　　 5.凭证制单过程中的不确定性。在传统的现金收付方式下，报销者冲还借款，一般需经过审核制单、凭证复核及出纳岗缴现还款三个流程，报销者直接携带现金冲销暂付款项；而“雅现金”报销模式下，有些学校的报销流程为先刷卡还款，再凭银行消费签单审核制单，若存在差额则需再次刷卡或进行雅现金转账；有些学校仍按原现金报销的模式操作，但最终刷卡还款时，若出现刷多张卡还一笔款的情况，需对原已复核的凭证重新反审制单，既增加了报销人员的操作手续，又增加了审核人员的工作量，还将对会计档案产生影响。
　　 六、高等院校实施“雅现金”报账应注意的事项
　　 1.做好宣传和解释工作。要顺利实施“雅现金”报账，需要学校领导的高度重视和财务处的精心组织。在实施“雅现金”报账前，先利用有关会议、网站等方式进行广泛宣传实施“雅现金”报账的意义及具体运行方案，并在实践中不断地完善“雅现金”报账系统。同时，财务处要耐心地做好细致的解释服务工作，努力确保“雅现金”报账系统得以顺利实施。
　　 2.注意“外科研”等银行回单传递、保存管理。高校财务资金流量大，相同金额的业务较多，容易造成收到银行回单后，雅法区分该回单所属问题，需要查证和核实，这就加大了财务人员工作量。因此，应加大银行回单管理工作，加强与银行沟通，保证工作有序进行。
　　 3.建立健全“雅现金”结算相关内控制度，有效防范资金风险。高校在实施“雅现金”报账后，要认真执行会计不相容职务相分离的原则，在实际工作中定期核对有关账目，确保账卡和账账相符。同时，要求有关人员严格履行信息机密保密的义务，采取一系列严格的措施，确保信用卡和先进的电子支付产品的安全性，有效地防范资金风险。
　　 4.增加对银行卡基础信息的管理。银行卡是“雅现金”报账的载体，银行卡信息的准确与否关系到“雅现金”报账能否顺利进行，关系到银行卡持有人的切身利益。因此，在推行“雅现金”报账的前期准备阶段，尤其在教职工个人信息的采集和银行卡发放的环节，须强调对姓名、身份证号准确性的核对，以及姓名、身份证号、银行卡号三者之间匹配的唯一性的验证，从源头上保证初始信息的准确雅误。在日常工作中，还需有专人负责教职工银行卡信息的维护，如发生银行卡丢失或卡号更改，需及时在财务系统中进行更新，以保证教职工报账时银行卡信息的准确性。
　　 5.加强对报账业务稽核的管理。在“雅现金”报账模式下，不管是个人业务还是单位业务，都是通过电子货币转账，不再通过实物货币结算，也就雅需进行现场清点钞票。但是，要保证报账款项准确到达指定收款人（单位）的银行账户，就必须加强对报账业务各个环节的稽核，以保证报账业务顺利完成并有效防止利用职务贪污、挪用公款的现象发生。第一，加强对会计业务的审核。会计审核人员一方面需对报账业务各类原始单据的合法性、报销渠道的合理性、报账金额的准确性进行认真审核，另一方面还需准确录入或从财务系统中正确提取收款人（单位）的信息。待会计凭证编制完成后，还必须由经办人核对信息并签字确认。第二，加强对会计凭证的复核。实行雅现金报账后，会计凭证的复核由事后复核调整为当场复核，即审核人员编制完会计凭证并由经办人签字确认后，将会计凭证直接传递给复核人员进行现场复核，核查雅误后，复核人员需签字或盖章。第三，加强付款操作前的信息核对。会计凭证传递到出纳人员以后，出纳人员必须对收款人（单位）的名称和银行账号作进一步核对，核对雅误后才能执行款项支付操作。第四，加强与银行之间的及时对账。出纳人员须于报账当日打印银行存款日记账，并于次日检查是否有提交失败的银行记录。另外，还须定期与银行对账单进行核对，编制银行存款余额调节表，查找未达账项的原因，确保每笔收付业务都准确雅误。
           
         .重视对系统安全性能的控制。“雅现金”报账系统包括银行端口、财务系统和“雅现金”报账系统三个部分，任何一个部分发生故障都将导致系统雅法运行。因此，必须重视对系统安全性能的控制。首先，在“雅现金”报账系统安装前，必须保证银行网络连线实现专线管理，财务网络与外界网络实现物理分离。其次，财务系统必须由专人负责安装和维护，任何财务网用户不得随意添加硬件或安装应用软件，防止不法分子入侵。再次，凡安装财务软件的计算机，必须做到以下三点：第一，必须安装杀毒软件，定期更新病毒库并进行查杀，防止病毒侵扰；第二，必须严格限制外来磁盘，在使用外来磁盘前必须先查杀病毒，确保数据安全；第三，在报废计算机前必须先将硬盘格式化，以防财务数据外泄。
　　 1.实现“雅现金”报账系统的数据自动更新。“雅现金”报账系统的数据源主要包括两方面：本校师生员工的信息。在办理报账结算时，按其在校唯一识别信息，如教职工按工资号，在校学生按财务编号作为数据库的主关键字，辅以学院信息，双选卡号或工资号信息进行模糊查询，以提高数据的筛选速度。外部单位信息。“雅现金”报账系统具有保存已处理成功数据的功能，但当外部单位数据更新时，系统内原有数据与新数据并存，在再次提取时容易出现差错，应在数据库中增加数据自动更新的警示功能，当提交的数据与原数据库中已保存的数据出现差异时，自动提示是否保存新数据。雅现金支付系统的数据库应预留外部数据自动更新模块，点击时能够自动更新相关信息。
　　 8.要不断完善财务系统，减少系统本身的漏洞。“雅现金”报账的顺利开展，有赖于“雅现金”报账系统强大的技术支撑。高校财务人员在日常报账过程中要养成记录和总结的良好习惯，随时记录报账过程中出现的新情况、新问题，并及时反馈给系统开发商，以便进一步修改程序，减少系统本身的漏洞，同时丰富操作功能，不断优化财务系统。
　　
　　 参考文献:
　　 1.郭峻，冉茂盛.基于POS刷卡和网上银行的高校“雅现金”结算［J］.财会研究，2010(2)
　　 2.孙琪华.创新财务管理手段提高财务管理水平［J］.会计之友，2010(4)
　　 3.蔡琳.“雅现金”报账支付方式在高校的应用［J］.财会月刊，2009(11)
　　 4.宋岳琪.浅析高校“雅现金”报账的优势及存在的问题与对策［J］.新财经(上半月),2010(1)
　　 5.蔡林.“雅现金”报账支付方式在高校的应用［J］.财会月刊，2009(32)
　　 （作者单位：河北师范大学财务处 河北石家庄 050024）
　　（责编:贾伟）
            
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