【摘要】面对新的形势和任务,如何以信息化建设为抓手,努力实现档案工作的创新发展,从而更好地服务于经济和社会发展,是当前档案工作者应当普遍关注的重点问题。本文通过分析档案工作实施信息化建设的迫切需要和内在优势,结合自身思考,提出了实现档案工作创新发展需要探索和把握的对策和措施。
【关键词】档案信息化创新发展
【中图分类号】G21 【文献标识码】A 【文章编号】1004-1484(2010)09-0-02
当今社会,信息技术飞速发展,并已广泛应用到社会的方方面面,对国民经济和社会发展产生了巨大而深刻的影响。与此同时,信息技术的飞速发展也给档案工作带来了挑战和创新发展的难得机遇。作为档案工作者,我们只有紧紧抓住这一难得的挑战和机遇,进一步加快档案工作创新发展的步伐,大力推动档案信息化建设,才能适应时代和社会发展对档案工作创新的客观要求,使档案工作更好地服务于经济社会发展的需要。
1 加强档案工作信息化建设是新时期档案工作服务经济社会发展的客观需要
所谓的档案信息化,是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置,管理和提供利用服务。档案信息化要求档案工作者必须重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论,确立信息和网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法,实现档案信息的社会化服务。因此,档案信息化,是档案工作服务新时期经济社会发展的客观要求。
(1)加强档案信息化建设,必须努力创新档案工作服务手段。传统的档案工作手段主要是依靠手工操作来进行的,比如传统的档案卷装订制度,是从前苏联等国家借鉴而来,与过去年代的生产力发展水平较低相适应,不仅程序繁琐,手工劳动动量大,而且案卷质量因人而异。又如档案检索,一方面在建立档案检索工具时,耗时耗力地进行人工制作,另一方面在利用时依旧要通过人工找寻,手续十分繁琐,效率十分低下。很明显,传统的档案工作服务手段已跟不上时代发展的步伐,必须大胆创新。而信息技术的发展,为档案工作服务手段的创新提供了有力的武器。通过加强档案信息化建设,档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成,从而可以改变原有的浪费大量人力、物力的档案立卷装订保管制度,把过去的案卷目录检索体系,实现手工检索向计算机检索的全达过渡,从而大大提高了档案检索的效率。所以说,加强档案信息化建设,必须努力创新档案工作服务手段。
(2)加强档案信息化建设,必须努力创新档案工作服务方式。
我国加入WTO以后,政府信息的公开化被提上了重要的议事日程。同时社会对包括政务信息在内的各种信息需求量也越来越大,质量要求越来越高,利用者对信息的需求是准确、及时、简捷、实用,并且希望提供的是经过加工后的综合信息,甚至于包含知识增值的产品。而传统的档案工作服务方式,是一种封闭式的、局限于利用者上门查阅档案,各地各级档案馆虽然有大量的档案信息资源,但各自为政,大部分不能方便地为社会公众所利用,也就谈不上充分发挥档案信息资源服务群众、服务全面建设小康社会的作用。随着信息技术的发展,为改变传统的档案服务工作方式提供了可能。通过档案信息的上网,可以向公众提供开放的馆藏档案和政府的现行文件通过建设数字档案馆和计算机的管理,对档案信息资源加以分类、提取、分析、加工,并进行连接与共享,从而准确、及时、简捷、实用地满足社会各界对档案信息的不同需求。所以说,加强档案工作的信息化建设,必须实现档案工作服务方式的创新。
(3)加强档案信息化建设,必须努力创新档案工作服务内容。传统的档案工作服务内容主要是向社会提供馆藏纸质档案信息,比较单一,随着政府电子公务的推行,电子文件大量涌现,纸质文件和电子文件将同时成为档案馆今后的信息资源。此外,作为政府政务公开形式之一的现行文件利用服务中心,已被列为国家综合档案馆的服务职能,政府及其部门的现行文件也成了档案馆一个重要的信息资源。过去档案馆接收的档案主要是政府机关的档案,随着档案观念的改革,社会档案逐渐纳入各级档案馆的视野。今后,纸质档案与电子档案,历史文件与现行文件,政府档案与社会档案,都将成为档案工作服务的内容。面对档案工作服务内容的创新和扩大,如何利用和开发这众多的信息资源,使它们产生更广泛的社会效益呢?实践证明,只有实现档案信息化,利用信息化技术对这些众多的信息资源化,利利用信息化技术对这些众多的信息资源进行整合和开发,才能为社会提供一种全方位、内容新、质量高的档案信息产品,不断满足社会对档案信息的需求。
2 大力加强档案工作的信息化建设,积极创新其在档案工作中的作用
档案信息化建设是档案工作的一场新的革命,是传统档案走向现代档案的一个重要标志。充分运用飞速发展的信息技术,开展档案信息化建设,在档案工作创新中具有独特的作用.具体地说,主要体现在它将全面促进档案工作的现代化、标准化、公开化和服务化。
(1)加强档案信息化建设,要充分体现档案工作的现代化。档案信息化是档案工作现代化的重要基础。通过信息技术的运用,可能实现档案信息处理的自动化,从而达到档案、文件的一体化管理,实现档案信息的高速检索,对文字、图像、音频、视频等不同载体档案进行数字化储存,并通过计算机和多媒体技术对多元的信息资源进行图、文、声并茂的合成加工,丰富资源利用的表现形式;通过信息技术的运用,可以实现档案信息远距离、无障碍的传递和交流,从而达到档案信息资源的互通与共享,方便社会公众对档案信息和利用;通过信息技术的运用,可以实现档案信息的海量存储,并通过计算机查阅功能,解决档案的自然老化与人为损害等问题。档案信息化,必然使档案工作者改变传统的思想观念,按照档案工作现代化的要求,自学学习和更新知识,运用现代技术和信息技术档案管理工作的实践,不断创新档案管理工作。
(2)加强档案信息化建设,要努力实现档案工作的标准化。档案信息化对档案工作的标准化提出了更高的要求。在档案信息采集,利用网络化的条件下,为最大限度地满足用户的多方面需求,实现存取海量信息的有效性,必须采用统一的数据格式和无数据标准。在存在文本、图像、音频、视频等档案信息资源多样性的情况下,只有按照统一的标准规范进行制作,才能使多元的档案信息资源得以顺利存储、管理、使用。随着电子政务的推行,电子公文、电子档案的接收、归档、管理、使用必须按照统一的标准规范进行。由于信息技术发展迅速,硬件设备与软件升级换代日益加快,为适应新旧设备与系统的兼容性,满足数字资源长期保存的需要,也必须按照标准化的要求开展档案的信息化工作。档案信息化工作的开展,越来越要求树立工作标准化的意识,彻底改变在传统档案工作条件下各搞的、标准各异的档案管理状况。
(3)加强档案信息化建设,要积极推进档案工作的开放化。档案信息化是档案工作由封闭型走向开放型提供了物质保证。传统的档案工作以系统完整地收藏纸档案信息为主,由各级各类档案馆独立的用户提供档案信息资源,档案信息资源的管理和利用是封闭的,衡量一个档案馆工作的好坏,主要是看它收集了多少有价值的档案及其加工整理保管工作的情况。随着档案信息化的开展,档案工作的好坏,不仅要看它对档案信息资源的收集、加工整理和保管,更重要的还要看它对所藏档案信息资源的传递和开发,将档案信息资源快速、准确、完整地提供给用户参考利用。例如通过档案信息化,向社会公众提供开放档案目录的计算机检索和开放档案目录以及全文的网络检索,并通过网络连接原先分散的档案信息资源,充分运用信息技术和网络技术增加档案信息资源的透明度和开放度,方便用户查阅、利用。针对档案信息化和政府政务公开的要求还明确提出,加快传统载体信息数字化进程和把档案工作作为公众获得政府公开信息的场所,这对档案工作走向开放化无疑是一个极大的推动。
(4)加强档案信息化建设,要真正突出档案工作的服务化。档案信息化为档案工作服务化创造了重要条件,在档案信息的条件下,档案工作由档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,档案工作的重要任务是实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效优质的服务。这对档案工作搞好服务提出了更高的要求。由于信息网络技术的迅速发展,新的档案载体等 不断涌现,用户还可以在网上检索利用档案来收藏的大量信息资源,这就是档案信息资源的构成,不再是仅仅是档案馆馆藏的档案(主要是纸质档案),社会对档案工作的期望,也不仅仅是馆藏档案的数量与规模有多大,而是逐渐看中从档案馆获得信息(包括网上信息)的能力和服务质量,服务效率。因此,过去单纯的提供档案资料这样一种范围狭窄,形式单一呆板的档案服务形式,已经不能适应信息化时代的要求,只能采用信息化的高科技手段在开发利用上作文章,才能全方位地向社会提供政治、经济、法律、科学、技术等方面的高质量的档案服务信息。加快档案信息化建设,不断创新档案工作。
3 努力转变观念,在推进档案工作信息化建设的过程中强化创新意识
克服信息意识不强和抱残守缺的陈旧的档案工作观念,充分认识开展档案信息化,运用高科技的信息技术向社会提供档案信息服务,既是社会对档案部门的需求,也是档案部门自身发展的需要。档案部门要在信息化的社会里生存并发展,必须顺应时代的潮流,转变观念,强化创新意识,不仅要做好传统的档案开发与利用服务工作,而且要进一步地发挥主观能动性,开展档案信息化工作为社会提供范围更广泛,品种更多样的档案信息服务。
制定规划,强化目标意识。因地制宜地制定好本地本部门的档案信息化建设规划,明确档案信息化的要求、目标和方向。一方面有利于充分引起各地政府的重视和支持,加强对档案信息化的投入;另一方面有利于各地档案部门树立目标意识。
一方面,要充分利用档案工作取得的各项成果,不断强化服务功能。进一步发挥“三网一库“建设的成果,强化档案信息服务社会的功能。建设好档案网站,使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口,不断丰富网站内容,有计划地上传开放档案目录,逐步上传已公开的档案全文信息,向社会提供网上查询和利用服务,努力把档案信息化建设做为政府电子政务建设的一个重要内容,逐步构建档案信息平台,提高工作水平和工作效率,提升档案工作服务质量。充分利用档案信息化,办好现行文件利用服务中心,为政府政务信息公开服务。
另一方面,要不断提高档案工作信息化建设的各项技术,强化队伍建设。档案信息化建设需要现代信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式等重新整合和定位,需要有一定的档案和计算机专业知识的人员从事档案信息化工作。从各级档案部门的实际情况来看,目前紧缺的是既懂得现代管理知识,又懂得计算机技术,能熟练地操作微机,掌握网络知识,灵活使用档案管理软件,胜任文档存储、编辑、检索、利用等工作的实用操作人才。为此,各级档案部门要采取有利措施,一方面通过继续教育、岗位培训、研讨交流、鼓励相关人员参加信息技术水平等级考试等,使现有工作人员逐步掌握现代信息网络技术知识,提高应用信息网络技术的水平;另一方面,想方设法争取调配有一定信息网络专业的人才到档案部门来工作。通过人才队伍的建设,使档案信息化工作能够得以顺利开展,真正落到实处。
参考文献
[1] 《山东档案》2008年.
[2] 《中国档案》2005年9月.
[3] 《黑龙江交通科技》2009年9月.
[4] 《中国科技信息》2005年9月等等.
作者单位:烟台市烟台山医院2 4001
转载注明来源:http://www.ybaotk.com |
发表于 2020-5-30 15:25:19
中发现Ni：
中发现Ni：
中发现Ni：
中发现Ni：
中发现Ni：
中发现Ni：
QQ登录
