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【摘要】：学籍档案是学生在学习、实验和社会实践等项活动中直接形成的，对学校、社会和个人具有保存价值的历史真实记录。尤其是对于即将升入大学或即将步入社会的高中毕业生，这将是一份极为重要的信息资源，是录用学校或单位深入了解学生的重要依据。因此，本文通过分析高中学籍档案的管理工作特点、流程及方法，针对学籍档案管理过程中应注意的问题进行探讨，以期通过本文的阐述促进新形势下学校发展需要，提高档案管理的现代化，使学籍档案真正发挥其应有的作用。
【关键词】：学籍档案；高中；管理；制度
中图分类号：G42文献标识码：A 文章编号：1009-0118（2011）-12-0-02
一、高中学籍档案的管理工作特点
（一）学籍档案的分散性
一是材料形成来源的分散性，中学生的学籍档案来自教务处、政教处等各科室；二是材料形成时间的分散性，一般来说，学籍档案的形成时间都比较长，一份高中生学籍档案的形成从入学登记到毕业要经过三年的时间。
（二）学籍档案的变动性
学籍档案产生形成的周期较长，学生学籍情况处于不断的变化中，比如有的学生考试可能从补考到及格；有的可能从受处分到取消处分；有的可能从休学到复学等，这些变化都要及时做好记载，以便准确反映学生的学籍情况。
（三）学籍档案的丰富性
学籍档案的内容十分丰富，包含了学生在校期间的各种表现及相关情况，主要包括：1、新生入学通知书、新生录取名册、考生登记表、入学成绩；2、新生报到注册材料、学生登记表、学生成绩登记册；3、学生升学、休学、复学、退学、转学的报批材料；4、学生思想品德评定、奖惩、加入党团组织的材料等。
（四）学籍档案的私密性
每份学籍档案都记载了学生的很多个人情况，如姓名、照片、出生日期、成绩记录、品德评语等，这些都属于个人隐私，在一定的范围内需要保密，要按照有关规定进行管理，以免出现不必要的麻烦。
（五）学籍档案利用的频繁性
根据调查显示，学籍档案是学校档案中利用最频繁的，其利用人次占8 ％以上。学生报考高校、证书丢失、出国等，均需利用其在校期间的学籍档案。
正因为学生学籍档案具有一定的私密性、利用率又高，所以更加要求学校采取措施加强对学生学籍档案的管理。
二、高中学籍档案管理的流程与方法
（一）学籍档案管理的流程
学籍档案的日常管理包括收集、保管、整理和归档等四个环节。
归档文件的收集是档案工作的基础。做好学籍档案的基础工作，即注重原始数据和资料的日常积累。收纳日常的管理记录，如录取资料、培养资料、成绩资料等。档案的形成有一定的过程和时段，因而文件之间有自然的时间联系。一份学生的个人学籍档案有明确的起始时间和终止时间，起点是入学时间，终点是离校时间，学籍档案的形成以时间为进程。其归档范围涵盖学籍异动、在校成绩、毕业审批，是求学者在整个学历中各培养环节的文字记载，是整个学业状况的真实记录。在学籍管理制度中以学年或学期为时段，划分学业状况和学籍异动，因而每一时段或每一环节都应有相关的数据信息(如成绩)和文字信息(如奖惩记录)留存。学籍管理是对学生在读期间进行的全程记载和审核，考虑到动态可变的因素，可适当拓宽档案收集范围，在归档时有所择取，有利于纵向记录学籍过程。
根据归档范围集中起来的文件材料，应按照学籍档案管理规则的要求，对其进行系统的整理。经过对文件材料的选取、核准，有针对性地为后续工作做好准备。整理也是对归档材料做有序的排列及必要的加工。前后关联的文件材料依序排列在一起，按照其自然形成脉络，保持其历史联系，正文材料在前，附件材料在后；按照排列顺序，依次编写页号。这样有利于卷内文件材料之间的连接，使档案文件清晰完整。
（二）学籍档案管理的方法
归档文件目录是由不同条目按照一定的规则排列而成的，条目是通过对归档文件内容和形式方面的特征进行记录后获取的。例如，毕业审批材料包括：学籍表、课程成绩单、实践报告，自评表议书等。目录项目基本包括了构成一份文件的主要部分，概括了归档文件内容和形式方面的各种特征，查询所提出的主要检索要求基本涵盖其中，能够为查询者提供较为完备的检索渠道。由于归档文件目录是检索的途径，因此其条目必须与归档文件实物一一对应，否则就会出现误检，造成学籍档案利用的困难。
学籍档案记载学生的自然状况、入学成绩、学籍变更、在校成绩等信息，其中的文字说明应与学籍管理条例相对应。学籍档案中的原始数据多采用表格形式(如学籍表等)，一般为预先制定的统一表格，明确统计范围。电子本或纸质本在表格设计上都应便于填写和使用，应当附有表格项目相关说明，在数据采集的源头建立规范格式，为学籍档案的归档立卷做好前期准备。
学生个人的学籍档案所包含的项目及每一页内容都须有相应的填写和编制要求。即使某一页没有内容，也要标记为“此项雅内容”，作为空白页保存，确保没有缺漏项目。在操作上做实每一项数据材料，避免随意化，力求做到规范有序并不断完善，以便日后需要时能够迅速查询、及时调用，发挥学籍档案的最大功用。
三、高中学籍档案管理工作的实践
（一）更新观念是先导
1、树立学习研究的观念。学籍档案管理工作具有政治性、知识性、技术性的特点，要提高档案管理质量，必须加强学习研究。首先要加强政冶思想修养，用马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表思想武装头脑，增强服务意识，培养爱岗敬业，吃苦耐劳，依法治档的精神。二是加强专业知识学习，提高档案管理的知识和技能，确保档案基础业务工作的制度化、规范化、标准化。三要学习计算机、外语等相关科学知识，提高现代管理技能，满足档案管理信息化、国际化的需求。四要研究学籍管理，熟悉学籍管理规定，熟悉学籍档案的形成过程，结合学校学籍管理工作，研究学籍档案的来源、形成、内容、形式等特征，以做好学籍档案的收集、整理、保管、统计分析和利用工作。
2、树立依法治档的观念。首先要注重档案材料本身的合法性，如学生的处分材料，不能只留存一份处分决定书，要依据《普通高等学校学生管理规定》，收集保存原始的违纪材料、人证物证、学生陈述、申诉等材料。第二要注意程序的合法性，如在档案利用中，对于在校生，学生可以通过自己的个人帐户和密码查询自己的个人档案，而不能查询他人的档案信息，对于毕业生，也要出示证明材料后才能查询利用，保护学生的隐私权。第三是重视档案证明的法律效力，档案管理人员要坚守学籍档案管理纪律，坚决杜绝出具虚假成绩、学籍学历、荣誉证明和篡改档案等现象，保证学籍档案的真实性和严肃性。
3、树立开发利用的观念。充分利用学籍档案是学籍档案管理的最终目标，也是学籍档案的价值所在。树立开发利用的观念，首先要有良好的服务态度、高度的责任感和群众观念，变被动服务为主动服务，时时为利用者着想，处处为利用者创造方便条件。还要有服务的意识，深入一线，分析客户类群和各类型客户的需求，在档案形成前，做好计划，明确收集要求，在档案形成过程中，做好数据的统计，在档案形成后，做好编研和分析工作。
（二）完善制度是保障
1、建立归档材料收集制度。虽然高中学生档案材料的形成渠道多、来源广，但材料形成大多是比较有规律的，只要你留心去观察，是不难掌握的。如学校学生的档案材料的收集工作，大致可以分为三个阶段：第一个阶段是收集招生时形成的和学校入学前的档案材料，这些档案材料应在招生录取时和学生入学时就着手抓紧收集。第二个阶段档案材料的收集，除了平时有规律地收集学生在学期间的所形成的德智体能、各类社会实践活动、各种竞赛及各类证书复印件等材料外，还要从党、团组织收集他们加入党、团组织的材料，向教务处、团委和学生会收集评优评奖等材料。第三阶段是最重要的收集阶段，即毕业之际对学生在学校期间德智体能的总结和评价材料，大致可形成的材料有：毕业生登记表、毕业生鉴定表、成绩总表和积分表、学生体育合格登记卡、毕业生体检表等材料。此外，还应建立学生档案收集归档制度，形成收集网络。
2、严格毕业生档案转递制度。必须认真执行档案转递制度，严格按照档案转出的程序进行：如填写转递单――填写转档登记――严密包封――通过机要转递――检查收存回执――回执未退的及时催查(应在一月之内)。这样就可以有效避免档案转递出去后造成档案丢失的现象发生。另一方面，对学校毕业生档案中能够体现在学期间德智能绩的综合材料，如毕业生登记表、学生成绩总表、毕业生基本情况表(积分总表)等材料形成一式二份，其中一份存放在毕业生本人档案中，另一份存放在学校的学籍档案中。这样做的好处是便于今后部分学生的档案丢失后重新建档(即毕业生通过原所在学校保存的学籍档案的复印件来重新建档)，同时也可以避免有些毕业生利用重新建档的机会弄虚作假，如做假材料、开假证明，涂改成绩等的现象发生。
3、开发利用是关键
（1）扩大利用范围。一方面是扩大内容范围，充分挖掘档案信息资源，大力加强编研工作。从分散、杂乱的原始材料，提炼出有利用价值的信息。发掘学校特色，建设学生奖励专项档案，建设学生创新基金、联合办学等特色档案，为充分发挥学籍档案宣传教育、激励等价值做准备。
一方面是扩大用户范围。做好宣传教育，使更多的人了解学籍档案，学会使用学籍档案。通过开放档案馆等开展多种形式的档案知识宣传教育，展示学籍档案的魅力；通过开设通视教育选修课程，增加学生了解学籍档案了解，重视学籍档案，会用学籍档案，在进入社会后能宣传学籍档案。同时，明确学籍档案服务的对象、内容、程序、要求等，提供方便快捷的服务咨询，吸引更多的人来利用学籍档案。
（2）提高利用效率。提高利用效率，首先要建立完善的查询系统和科学的检索体系，从不同的角度、不同方位、快速准确地把档案信息展现给利用者。其次是实现学籍档案管理信息化，以校园网络建设为依托，实现网络资源的结合和各部门人力资源的结合。有效地利用教育部学籍学历管理系统和学籍学历管理平台，结合学校教务综合管理系统和行政办公自动化系统，作为学校学籍档案管理信息系统的支撑点，为学籍档案管理信息系统提供准确的数据基础和运行平台。
（3）严肃利用纪律。学籍档案有一定的准确性、唯一性和严肃性。对于学籍档案的利用不是雅限制的，一定要坚守学籍档案管理纪律，注意保护学生的个人隐私，对于在校生，学生可以通过自己的个人帐户和密码查询自己的个人档案，而不能查询他人的档案信息。对于毕业生，实行专人负责制和相互监督制度，学籍管理部门和档案管理部门双重审核，专人负责，特别是在学历查询和学生成绩查询证明方面，必须由档案管理部门出具负责人签字盖章的证明后，经学籍管理部门审核确认方为有效。坚决杜绝出具虚假成绩、学籍学历、荣誉证明和篡改档案等现象，切实保证学籍档案的真实性和严肃性。从而为教学科研提供准确的依据，为高校或用人单位提供真实的参考，为社会营造公平的竞争氛围，为学校树立良好的社会形象。
四、结束语
总之，面对新形势下的学籍档案工作，要求档案管理人员要注重加强新技能、新业务的学习，不断调整完善自己，以适应新形势发展需要，提高档案管理的现代化，使学籍档案真正发挥其应有的作用。
参考文献：
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[2]钱程程.档案信息资源开发现状与策略分析[J].兰台世界,2010,(14).
[3]陈萍.学校档案信息资源的开发和利用中的问题及对策[J].铜仁职业技术学院学报,200 ,(2).
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