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[摘 要] 学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案管理是高校档案的重要组成部分，随着学校办学规模的不断扩大,院系级学籍档案管理工作也要按照学籍管理规定,实现档案管理规范化。
[关键词] 高校 院系 学籍档案 规范化
学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校院系学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校院系级学籍档案质量显得十分必要。
一、院系级学籍档案管理规范化面临问题
1.档案管理规范化存在的问题
（1）院系级学籍档案管理是一种事后行为，容易被人们所忽视。错过及时整理和归档的大好时机，造成资料的丢失，这种情况在许多高校中不同程度地存在着。
（2）院系级学籍档案管理是一种雅形劳动，不被人们所重视。由于院系级教务办公室不是职能部门，是一种为教学和学生服务的管理行为，其档案管理也成为一种雅形劳动，难以用固定形式加以评估，因此人们认为院系级学籍档案管理很轻松，谁都可以去做，这就导致了在用人上的随意性，进而影响了院系级学籍档案管理水平和效率的提高。
（3）院系级学籍档案管理是一种常规性工作，容易被其他行政事务所取代。由于机构设置方面的原因，院系机构一般都没有把办公室行政工作和档案管理工作分开来，有的院部系级办公室虽然有专职干事，但由于同在一个办公系统工作，其职责也经常混淆，常常被其他行政事务所取代，难以全心投入档案管理工作。因此，院系级学籍档案管理经常处于不规范的雅序状态。
（4）档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借雅还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。
2.在档案管理手段方面，最突出的问题表现在管理手段缺乏科学性
按照办公自动化、管理科学化的要求，在学籍档案管理方面应当采取现代化手段，而目前有些高校在学籍档案管理规范化方面仍实行原始的手工劳动方式，特别是在编制目录索引的方法上，还没有很好地通过计算机这种现代化手段进行编制《档案目标索引》，在很大程度上影响了院系级学籍档案管理效率。
3.在学籍档案管理信息化方面，最突出的问题表现在
（1）高校由于长期受计划体制的影响，缺乏市场意识、服务意识和信息意识，在一定程度上导致了信息资源开发、服务与市场需求相互脱节的现象。近几年来，尽管有些名牌高校加大了管理信息化改革力度，但从整体上看，问题依旧比较突出，不少部门往往只重视设施、装备、技术的投入，很少关注管理信息化数据库的建设，使得对信息资源的开发和利用缺乏应有的力度。
（2）不能完全按照市场需求来开发索引信息资源领域，开发系统本身缺少应有的以用户为目标的价值尺度，更不能及时地掌握用户的需求及其变化，使管理信息化缺乏针对性和实用性，同时也造成信息资源开发和利用过程中的盲目性和浪费性。
（3）不能严格按照时间节约规律的要求，把握信息资源开发和服务的时效性，特别是不能真正地依据现代科技信息网络来及时、迅速、准确地开发信息资源，难以形成信息资源开发和服务功能的多元化、信息产品的规模化、组织系统的网络化、操作手段的自动化等立体型体系，难以全面显示管理信息化在高校管理中的作用。这样，高校管理在市场经济日益激烈的竞争中就难以掌握管理主动权，难以获取最新、最快、最准确的信息。
二、对加强院系级学籍档案管理规范化建设的几点建议
1.要提高对学籍与档案管理规范化关系的正确认识
从高校发展的实践看,建立和完善院系级学籍档案管理规范化,是保障教学工作中心地位、促使教学工作顺利开展、提高教学质量的根本保证。增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
2.按教学环节的不同要求做好学籍档案收集、整理和归档工作
学生学籍有许多环节，都有资料需要收集、整理和归档。主要有：一是学生学籍档案管理。二是考试成绩档案管理。三是凡是归档的材料，要写明材料的目录，应做到书写优良，字迹工整，图样清晰。四是整理，要在积累的基础上按档案材料类型分类整理。建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。
3.要提高院系兼职管理人员的综合素质
目前,许多高校院系没有专职档案管理人员,一般都是由教师兼职,他们中绝大多数没有经过专门培训,档案管理常识缺乏。因此需要通过多种途径对他们进行专门培训，不断提高他们的综合素质。根据档案管理规范化的要求，确定兼职档案管理工作人员的职责：一是要认真学习、执行档案工作的政策法规，加强业务学习，增强工作责任性。二是坚持平时分类预立卷归档工作，每年初根据文件材料归档范围将本部门形成的不同内容与载体的文件材料，预立卷类目并编号，便于平时归卷时对号入座，方便查找利用。三是负责本部门文件的形成、积累、保管、整理、立卷、归档工作，保证归档文件材料齐全、完整、系统，反映本部门工作情况，维护本部门的历史真实面貌。四是应按“文件材料归档范围”收集完整的要求，及时做好文件的收发、登记工作。五是做好文件的催办工作，凡是经承办人员处理的文件要及时收集，并检查承办情况是否已经注明，搞好平时归卷，使文件材料管理有条不紊，便于查找利用。六是主动接受学校档案室的业务指导、督促与检查，提高档案的案卷质量。
4.要按照信息化档案检索系统的要求，建立院系级学籍档案管理信息化服务网络
学籍档案管理信息化服务网络的建立，不仅要充分利用现代信息技术来开发光盘、联网检索和信息查询服务，而且还要充分挖掘信息资源自身的累积性、综合性和数据性等优势，使现有的信息资源被激活、被利用，使相关信息重新得到优化组合，发挥出优势效益。
5.根据学籍档案管理规范化要求，建立院系级学籍档案资料索引的标准化和自动化
我国有关学籍档案资料索引标准几乎是空白。其他许多国家都非常重视适应高等教育管理需要的文献资料索引标准化工作，早就制定了一系列索引编制的出版标准。制定我国索引标准化，已是刻不容缓的问题。
总之，在高校办学过程中，要重视院系级学籍档案管理工作，正确分析院系在档案管理规范化方面存在的问题。同时，要针对问题制定加强院系级学籍档案管理规范化的若干对策。只有这样做，才能按学籍规律的要求做好院系级学籍档案管理工作，不断提高学籍管理水平和服务质量，从而为学校教学改革与发展提供基础性保证。
作者简介：
吴学慧（1912-），女，内蒙古巴彦淖尔市人，河套大学教务处学籍科档案馆员。
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发表于 2020-6-5 08:32:28
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