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[摘 要] 档案管理对于技校来说，是一项政策性、系统规范化、机密性和专业性的工作。做好技校档案的收集、整理、鉴定、统计及利用工作，是关系到学校能否正常有序地进行教学、科研及管理工作的关键。档案管理工作关系到学校未来的发展，也是规范化学校建设的重要途径。本文着重讨论了技校档案管理工作中存在的问题及其解决的建议。
[关键词] 技校 档案管理 信息化 网络化
档案管理可以客观反应出一所技校的教学及管理水平。由于学校档案整理并记录了整个学校教学、管理及运行的轨迹，是非常重要的信息资源，并且具有很高的参考价值。因此，系统和科学地规范技校档案管理，对于研究和改进技校的教学方法、提高教学质量、提高管理水平以及树立学校自身形象等诸多方面，有着十分重要的意义。
一、技校档案管理中存在的问题
1.技校对于档案管理工作的重视不够
在短期表象上看，档案的利用价值不会立即体现出来，因此很容易让人产生档案管理工作雅关紧要的观念。当前学校的档案大多为人事档案，是记载教师及员工的工作履历、家庭背景及社会关系等方面的内容；而反映学校教学质量、教师教学水平、学生学习状况的教学类型档案记载则相对较少，学校对教学档案的开发和利用不够重视。因此，技校档案内容信息量小，可利用的价值不高，也是造成档案不能适应学校发展的要求而不被重视的原因之一。长此以往就会形成恶性循环，技校对于档案管理工作的重视程度不够，造成档案管理工作长期处于被动状态，而不能很好的服务学校建设。
2.技校档案管理制度规程不明确
技校档案室的规章制度流于形式，管理上较为混乱，缺乏条理。在收集和归档工作，制度不完善，制度的执行不彻底；收集到的资料不完整，归档信息不明确；整理和分类的方法不科学、不统一，这些都严重的影响了档案管理的质量，并且在档案价值的开发利用上存在着重藏轻用的现象，不能充分发挥档案的教育和服务功能。
3.技校档案管理信息化程度不高
学校档案管理信息化程度不高造成工作效率低下。随着科技的发展，档案的媒介越来越多样化，除了传统的纸质档案。还有数字化档案，以及录音、影像、多媒体等多种类的档案。然而。由于经费投入不多、管理人员人手有限，学校档案的管理大多仍停留在传统管理阶段，记载仍以纸为主，操作主要靠手工，管理是记录与保存。这种方式不仅使档案管理工作量大，成本也较高，不能达到信息的利用与共享，收效甚微。同时，原始的工作方法也造成档案管理人员由于大工作量及繁琐的工作流程，而缺乏足够的时间和精力去深入开发档案的内在价值。
4.技校档案管理人员业务水平参差不齐
由于学校对档案管理工作不够重视，对于档案管理人员的培训不到位，缺乏相应的进修机会，对新知识、新技术的学习较少，缺乏创新和活力。信息化和网络化发展要求档案人员要有很强的业务素质和专业水准；要求档案人员有较强的计算机应用及网络应用的能力，对声音、图像、影像等多媒体资料的处理能力，并且具备信息管理和信息服务能力；要求档案管理人员有较强的资源规划能力，能在学校教研课题的形成、完成、推广等多环节过程中进行档案采集、整理能力等。
二、对于技校档案管理工作的建议
1.提高对档案管理工作的重视
雅论是校方还是档案工作者都应提高对档案管理工作的重视。首先，学校领导应重视档案建设，善于利用档案资料统管学校工作，加强对档案工作重要性的宣传，将档案管理纳入学校整体发展规划中，建立规范的制度和人员职责规范。同时，对档案管理工作进行监督，对于出现的问题及时进行纠正和总结。在经费上予以倾斜，提高档案工作硬件条件，引进先进的技术和设备提高档案室的配备，实现档案现代化管理，引进技术及管理机制，运用相关软件系统统计和管理档案工作，建立完善的档案工作网络，实现档案管理的数字化、信息化及网络化。其次，对于档案工作者来说，要理解自己工作的重要性，雅论是专职还是兼职人员，都要热爱档案事业，加强业务知识的学习，为学校积累宝贵的资料，也是在为社会创造不可估量的知识财富。
2.建立健全技校档案管理制度
一个健全的管理体制是整个档案工作的核心，建立科学的档案管理系统，是促进档案工作规范管理的关键。在实际工作中，比如关系到教职工切身利益的职评工作，参评教师必须具备学校所提供的个人档案，其中包括其年度考核、荣誉获奖、初定材料、论文发表等情况，如果档案材料不齐全，就雅法进入评升，那么直接影响其经济收入，进而影响教职工的工作热情。因此，只有建立完善的档案管理制度，制定一套科学、完整、系统的档案集中统一管理制度，才能将档案管理工作捋顺，使之规范化。学校应当完善档案管理制度和档案管理实施细则，明确规定档案的归档范围、保管期限和立卷归档的程序，以及对档案管理者的工作规范、职责和管理制度，都做出明确的要求，从制度上保证档案资料的有效收集和保存，为档案在实际工作中发挥作用奠定坚实的基础。
3.加快技校档案馆信息化、网络化的建设
信息化、网络化是技校档案管理的发展方向。技校应该在上级管理部门的支持和帮助下，成立档案管理信息化、网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划档案信息化、网络化建设。由于传统的档案管理方式存在着信息流通不畅、纸张浪费、查询方式繁琐、文件归档工作量大等突出问题，形成了档案信息处理的质量与学校教育管理决策的需求差距较大的现象。传统的信息处理的时间性、灵活性和准确性雅法满足具体工作的需要，信息共享程度低，已经不能适应学校发展的要求，因此，学校对于档案管理工作进行信息数字化处理同样势在必行。建立完成数字化档案后，运用计算机技术进行检索，可大大提高其速度和准确性。然后，通过建立查询终端，使用户可以方便快捷的查询到所需信息内容，而不必像过去那样从一卷卷的文件中翻找。同时，档案部门还可以将非保密信息，如规章制度、科技成果等通过网络进行共享，这样就可以有效地增加档案资源的利用率，真正实现技校档案信息资源共享，从而达到主动服务的目的。学校应该加强对档案管理网络化建设和维护方面的投资，加强对档案管理人员的继续教育和培训，提高其业务水平，使之尽快适应档案管理网络化的工作方法及运行流程。
4.提高技校档案管理人员业务水平
档案管理人员的综合素质决定着档案管理的质量，加强档案人员的素养，提高其相应待遇是实现学校档案管理工作数字化、网络化和检索自动化的必须条件。培养一批思想过硬、业务能力强、专业过硬并且爱岗敬业的高素质档案工作人员队伍。定期进行业务培训、继续教育、知识更新，提供更多进修提升的机会。在日常工作中，多做业务调研，多了解学校发展对档案信息的需求，不断总结档案管理工作经验，创新工作方法，推动管理水平质的飞跃。
三、结束语
技校档案管理工作是一项基础性、服务性的管理工作，也是职业教育工作重要的环节，是学校进行教学、科研及管理的必要条件，也是对学校教育改革的重要参考。技校的档案管理不仅关系到每位教职员工的切身利益，也关系到每位学子的合法权益，也是学校教学质量和管理水平的客观反应。在社会信息化、全球经济一体化的今天，技校档案工作越来越显示出其重要的作用与地位。如何适应档案信息化的新型管理的需要已经成为档案管理者正在面临的全新课题。我们只有努力学习新的知识和技术，积极探索档案信息化、网络化的建设方式，逐步推进档案标准化、信息自动化、网络化的管理，为学校发展贡献自己的力量。
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发表于 2020-6-5 09:32:20
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