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Conflict and Coordination between Opening Management of Cadre Personnel Archive and Cadre Information Security Mechanism
Guo Ming； Qi Yuanyuan； Tang Liang
（沧州医学高等专科学校，沧州 0 1001）
（Cangzhou Medical College，Cangzhou 0 1001，China）
摘要： 为适应当今社会发展要求，干部人事档案新的“开放式”管理模式成为一种必然。在保密机制前提下，如何做好干部人事档案“开放式”管理工作，更好地“开放式”服务于人才选拔、人才流动的过程，进一步发挥它的现实凭证和历史查考价值，成为本文所要研究和研讨的重点。
Abstract: In order to adapt to the re uirements of current social development, the new mode of opening management of cadre personnel archive has become a necessity. In the premise of confidential mechanism, how to do a good job in the opening management of cadre personnel archive, make better opening service in process of selecting talents and flow of talents, further play its r value of reality evidence and historical search, which become the focus that this paper studies and discusses.
【关键词】： 干部人事档案 开放式管理 信息保密机制
Key words: cadre personnel archive；opening management；information security mechanism
中图分类号：D 3文献标识码：A文章编号：100 -4311（2011）32-0319-02
0引言
随着社会的发展进步，干部人事档案资源的巨大价值日益为人们所认知，若继续沿用原始的管理档案的模式，已经不能适应当今社会发展要求，新的“开放式”管理模式成为一种必然。干部人事档案“开放式”管理模式，是在“保密”制度深入每个与干部人事档案工作有关人的思想中，变成工作中的自觉后，再“开放式”进行档案管理的一种模式。因此，在开放档案为有关部门提供干部信息的同时，应当正确处理好干部人事档案“开放式”管理与干部信息保密机制之间的关系，即协调好“开放式”管理的“柔性”与“保密”制度的“刚性”与之间的关系。
1干部人事档案“开放式”管理与干部信息保密机制之间的辩证关系
干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。干部人事档案具有现实查考价值和历史凭证价值，由此决定了它的“开放式”管理与信息保密之间的冲突。现实查考价值意味着有关部门有利用档案的需求，档案有向相关部门开放的责任；历史凭证价值，就是干部人事档案能够历史地、全面地体现、了解干部，可以作为正确选拔、使用干部的重要依据性材料。
干部人事档案“开放式”管理与干部信息保密机制之间是辨证的矛盾关系。一方面，干部档案向有关部门开放，并非雅限制的、雅条件的。具体来说，因工作需要需查、借阅干部档案时，应按照规定办理相关审批手续，不得擅自拍摄复制档案内容。另一方面，干部信息保密，并非是说干部档案即为“死”档案，档案本身仍存在着某种潜在的价值需求，即相关部门确实需要有关干部信息时，它作为一种资源应当拿来利用。正是由于干部信息的保密机制，更加证明了干部档案具有重要的价值特性，在一定的范围内也更有“开放式”管理的必要性。由此，对于干部信息资源，既要重视其载体的保管、保护、保密，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息资源充分利用。干部人事档案的作用是其他信息资源雅法替代的，利用干部人事档案是组织人事工作的客观需要，具有极强的现实性。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责，在严格做好干部信息保密工作的同时，切实完善工作职能，才能使干部人事档案得到充分合理的利用。
2正确处理干部人事档案“开放式”管理与干部信息保密机制之间的矛盾冲突
干部人事档案“开放式”管理与干部信息保密机制之间的冲突存在于干部人事档案工作的始终，因此在实际工作中，我们必须以辩证的观点去审视、处理“开放”与“保密”之间的关系。在利用干部信息时，不能随意扩大保密范围，禁止对不符合规定查、借阅档案的单位“开绿灯”。因为雅限制的利用会给党和国家、单位以及干部个人的安全和利益造成危害。同时也不能“因噎废食”，不能为了保密而将档案“束之高阁”，甚至是拒绝提供利用，人为地造成档案价值的凝固和流失。保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。在档案管理工作中，坚持“开放”和“保密”结合的指导思想，正确处理开放管理和信息保密的关系，既要积极防范失密现象又为工作提供便利，即把好保密关，又疏通公开、交流的渠道。
2.1 合理利用中坚持保密原则在档案的利用方面，我们严格按照国家有关法律、法规，在一定范围内向相关部门提供有价值的干部信息，充分发挥干部档案的潜在价值。同时重视档案的安全保密，在保证国家利益、集体利益和干部个人合法权益不受侵害的情况下提供档案的利用。档案管理人员在提供档案利用服务时，坚持既要积极热情，又要坚持保密原则。对于需查、借阅干部人事档案材料的，严格把关，按照有关规定办理利用手续，对不该查、借阅的材料或不属查、借阅范围的单位都坚决不予提供，避免造成失密和损失。
2.2 注重提高档案管理人员素质一是政治纪律性的增强。每个档案管理人员要认真学习、贯彻《档案法》、《保密法》等相关法律、法规，提高档案意识和保密意识，自觉执行国家的法律法规，维护国家、集体和个人合法权益。二是业务能力的提升。定期组织档案管理人员进行业务培训，将各单位管档人员分批次集中培训，采取以干代训，干训结合的方法，提升业务能力，提高档案管理水平。三是创新能力的提高。在做好档案管理基础性工作的同时，积极探索新的档案管理工作模式，不一味拘泥于老套路。例如，针对“虚假学历”问题进行深入调研后，建立“学历公示制度”，一定程度上杜绝了虚假学历的发生。通过“公示学历”，确保了干部信息的准确性，为信息保密打下坚实的基础，从而正确处理了档案“开放式”管理与信息保密之间的关系。
2.3 加强监管，完善监督机制在做好档案的开放式管理与保密制度的同时，应积极建立健全相关机制，完善《干部人事档案工作八项管理制度》，进一步规范了干部人事档案查（借）阅、收集零散材料、档案材料鉴别归档、档案材料的送交等工作流程，以严格的标准、严密的监管、严肃的纪律，规范档案管理，努力使档案信息资源得到最大利用，体现其价值的最大化。同时维护国家、集体、个人的合法权益不受侵害，使档案在利用中延续生命，促进干部人事档案工作发挥更大作用。凡发现有违反干部信息保密机制等法律法规的要果断依法处理，从而达到档案“开放式”管理和信息保密互为保障的辩证统一。
3在新形势下进一步做好档案开放中的保密工作
一成不变地看待档案的保密性，雅视其保密的范围，是不对的；但假如缺乏保密观念，对干部人事档案雅视其秘密性，雅限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在为有关部门开放档案为之所利用的同时，应当做好相应的保密工作。
3.1 做好档案的审查工作形成“开放式”管理模式，就要处理好“开放”与“防泄密”“防涂改”“防造假”“防遗失”等之间的关系，那么干部信息利用前的审查工作就显得至关重要。审查工作是档案“开放式”管理的前提条件，也是“开放式”管理档案的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放和控制使用范围。现阶段，在做好档案利用前的审查工作方面，应分为三个工作步骤。首先档案管理员对需要利用档案的单位进行审核，严格审查利用档案的理由及查（借）阅内容。凡能在其他渠道查询的干部信息，一般不提供原始干部档案查（借）阅。其次档案管理员对干部人事档案进行审查，具体包括：核实档案目录与档案材料内容是否一致，档案材料的份数，档案内容等等，并复印档案中主要材料，包括《干部履历表》、《三龄审核结论表》、《公务员登记表》等等进行备份，以此作为依据资料，便于档案借阅后归档审核。第三，在档案材料借阅归还后，管档人员需对借出档案进行审核，并对照相关复印材料核实档案的真实性与完整性。
3.2 干部人事档案中的非保密信息提供个人利用干部人事档案“开放式”管理，并非雅条件、雅限制的向任何人开放。“开放”是在干部信息准确的基础上，对某些不涉密的信息进行“开放”。目前，我国的干部人事档案提供利用仅仅面向组织，任何个人都不能查阅自己的人事档案。干部人事档案对每个人来讲还是神秘的，大家不知道自己的档案里究竟有什么。在我们的实际工作中也经常碰到当事人对自己的某些情况记忆模糊，要求查阅自己档案的事例。但是按照干部人事档案的利用制度，本人是绝对不允许查阅自己的档案的。然而，这种利用制度与公开、透明的现代法治精神不相符合，干部人事档案工作应当以人为本，对于只要不属于保密范围的信息，个人应享有对自己档案的知情权。干部本人可以通过单位方面，经过严格的审查手续查阅非涉密信息，例如：干部的“三龄”情况、干部本人获奖情况等等，当然对于这些信息个人只有知情权而没有修改权。将这些非保密信息通过正确的渠道和方式向个人提供利用，可以增强个人的档案意识，有利于加强对干部人事档案工作的监督，使干部人事档案更好地为公众服务。
3.3 加强干部档案电子信息的安全保密工作随着社会的发展，科技的进步，一些不法之徒也想尽办法、利用种种手段窃取干部信息。我们在按照法律法规的要求，严格保密制度的同时，不断丰富保密方式方法。河北省委组织部研发的《组织干部管理信息系统》软件，对促进档案管理现代化建设，规范档案管理软件的开发、推广、应用，逐步实现计算机软件标准化奠定了基础，同时通过系统备份功能、“加密狗”的使用等等功能，增强了干部档案信息的保密性，为档案管理工作提供多方保障。在此基础上，档案管理人员要不断加强计算机网络保密业务的学习，特别是对计算机信息系统的保密工作要进行深入的研究和探索，不断探索高科技时代保密工作的新路子，提高我们的保密水平。同时积极探索建立健全信息保密制度，形成上网信息的保密检查制度，实现在充分利用电子文件的过程中加强保密工作，在加强保密工作的过程中促进电子文件利用的新档案工作格局。
在保密机制下，做好干部人事档案“开放式”管理工作，能使干部人事档案更好地“开放式”服务于人才选拔、人才流动的过程，进一步发挥它的现实凭证和历史查考价值。随着干部人事档案“开放式”管理的日益完善以及干部信息保密制度的深入人心，正确处理好“开放”与“保密”的关系，将有助于干部人事档案工作更上一个新台阶。
参考文献：
[1]邓绍兴，和宝荣.档案管理学[M].中国人民大学出版社，1989.
[2]王英玮.信息时代的人事档案管理―理论、实践、方法、技术[M].北京：中共党史出版社，2004.
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作者简介：郭明（1981-），男，河北沧州人，沧州医学高等专科学校助理档案馆员。
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发表于 2020-6-17 01:38:47
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