市直机关文件集中管理及利用服务

1144766066 · 发表于 2020-7-4 10:29:29

改革开放以来，深圳市先后进行了几次机构改革，机构精简和人员调整，使档案工作面临新的问题：一是讲求效益的原则与严重紧缺的机构档案工作人财物的矛盾日益突出；二是机构档案管理人员的非专职性和频繁调动，影响了机构档案工作的健康有序发展；三是“小而全”的机构档案管理方式与现代信息处理与传播技术的矛盾。深圳政府职能的转变，需要对机构档案工作实行多元化的管理方式，为此，深圳市档案局借鉴国外文件中心的理念，开展市直机关文件的集中管理和利用服务，以降低文件管护成本，提升文件的使用价值。
　　创新内容
　　1　文件集中管理立法创新
　　尽管深圳市档案局2001年才正式开展文件集中管理工作，但在2002年4月深圳市三届人大常委会第十五次全体会议通过并正式颁布的《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》，就在全国首次以地方立法形式提出了“文件中心”的机构设置。《条例》第8条明确指出：“市、区政府设立的文件中心是集中保管与提供利用同级机关、事业单位处理完毕的文件的机构”，从而使“文件中心”的建立取得了法律依据和保障。为做好文件集中管理工作，深圳市档案局还先后印发了《深圳市市属机关、团体、事业单位文件集中管理暂行办法》、《深圳市市属机关、团体、事业单位文件接收和整理规范(试行)》、《关于移交单位文件利用有关事项的通知》等，对文件集中管理的工作程序与业务流程进行规范。
　　2　文件集中管理移交整理方式创新
　　为达到文件中心集约化管理的目的，深圳市档案局一开始就将文件集中管理工作定位为过渡性质，因此，在归档要求、整理标准、装具用品等方面尽量简化、节约，通过各种举措来达到集约化管理的目的。首先，在归档要求上，只需将列入归档范围的文件进行简单整理，不需划定保管期限；其次，在整理标准上，按照“简化整理、深化检索”的原则，最大化地节约各单位耗费在文件整理上的人力、物力和财力，第三，在文件装具上，深圳市档案局统一制作可以循环使用的厚度为10公分的文件盒，最合理、最充分地利用库房存贮空间。
　　3　文件查询利用方式创新
　　为向文件移交单位提供方便快捷的文件查询服务，200 年，深圳市档案局研制开发了文件接收管理系统，建立了电子文件中心与数字档案馆一体化系统架构及三级管理模式。该系统设计以ISO 14121《开放档案信息系统参考模型(OAIS)》、《电子文件元数据标准》为基础，以对电子文件元数据的捕获、管理与控制为主要手段，实现对电子文件的内容、结构和背景及管理过程信息的生成、捕获、长期保存及利用。深圳市文档服务中心对所有接收的文件均及时进行扫描并上传至该系统，各相关单位只需通过文件接收管理系统利用端口――文件智能查询系统就能方便快捷地查阅本单位移交的文件目录及内容。
　　4　文件集中管理安全保管方式创新
　　文件向深圳市文档服务中心移交后，市文档服务中心以“安全至上”为原则，严格落实各项安保措施。在文件数字信息安全方面，着重加强主机安全、网络安全、资源库安全等方面的工作，配备必要的软硬件设施，建立健全信息安全管理制度；采用多种备份策略，进行数据的定期增备及全备，并实现远程容灾备份。内部网络(政务内网、局域网)具备防病毒、防木马、防黑客攻击及用户管理、验证、内部审计和日志记录等功能。在文件查询利用方面，所有接收的文件原则上只对文件移交单位提供，并由移交单位指定的文件管理人员办理利用手续；其他单位如需查询利用文件，必须征得文件移交单位的同意；通过文件智能系统查询，各移交单位必须在指定IP地址的电脑上凭用户名和密码登录政务内网查询本单位移交的文件。
　　5　文件管理向档案管理转化流程创新
　　为实现文件管理向档案管理的平滑过渡，深圳市档案局按照“文档一体”的理念，来设计整个管理流程。一是实现文件实体管理的平滑过度。文件形成期满10年后，由市文档服务中心会同市档案馆和文件移交单位相关人员，按照移交单位提交的“档案保管期限表”进行文件鉴定，经鉴定具有长久保存价值的文件，按照《深圳市档案馆档案接收标准》整理并向市档案馆移交，二是实现文件数字信息的平滑过渡。对经过鉴定需向市档案馆移交的文件，市档案局开发的文件接收管理系统可以通过补著录的方式，将已扫描的数字文件向档案数据库转移，实现“一次扫描、长期使用”的目的，同时文件接收管理系统还设计了批量鉴定功能，能够辅助文件实体整理，从而使文件整理更加简便。
　　效果及影响
　　2001年深圳市档案局开展市直机关文件集中管理工作以来，市档案局下属的事业单位市文档服务中心共接收各单位200 至2009年度的文件25万余件，取得了良好的效果。一是文件管理水平得到明显提高。各单位形成的文件一年后即向市文档服务中心移交，文件得到了及时整理，文件保管条件得到明显改善，文件的安全保密得到有效保障；二是降低了文件管理成本。由于各单位文件一年后即向市文档服务中心移交，市文档服务中心对各单位的文件实行集约化管理，因此文件保管所需的人力、物力、财力得到有效缩减；三是提高了文件利用服务水平。市文档服务中心接收文件后，及时对文件进行扫描，并上传至专门的文件管理系统，各单位只需通过文件管理系统利用端口――文件智能查询系统就能方便快捷地远程查阅本单位移交的文件目录及内容，文件的利用更加高效、便捷。深圳市档案局开展的文件集中管理工作受到了相关单位的欢迎，也得到深圳市委、市政府的充分肯定，2010年9月，经市委同意，深圳市文档服务中心由经费自筹性质转为财政拨款性质，这为文件集中管理工作进一步大规模地开展创造了更为有利的条件。
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雅宝电大奥鹏 · 发表于 2020-7-4 10:30:08

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A天热扇扇子 · 发表于 2020-7-4 10:30:40

谢谢雅宝题库交流网，可以欣赏到这么多的好论文

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