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信息技术和建筑业的快速发展，使勘察设计企业工程图纸的电子文件和电子档案呈现出爆炸性的增长，以某企业为例，在业务生产和经营管理活动中，企业每年都会产生数以万计，各种格式的电子文件，海量的电子文件给档案的保管、检索和利用带来许多不便。为了解决企业电子档案管理面临的实际问题，该企业积极探索，在建设综合管理信息系统和企业数据中心时，将图档管理信息系统、出图打印系统与企业核心业务系统相集成，同时引入光盘库设备存储电子图档，解决了企业档案管理工作中存在的归档困难、查阅不便、资源雅法共享、重复使用效率低、安全可靠性差等诸多问题。本文结合该企业的实例，对勘察设计企业电子档案管理方案进行论述。
图档管理信息系统的建设
企业正在建设基于SOA(面向服务架构)技术的企业综合管理信息系统平台，该平台将综合办公管理、经营管理、项目管理、协同设计、图档管理和知识管理等集成于一体。集成系统将工程图档管理纳入了企业生产、经营和管理业务流程中，加强了企业对电子文件从产生、归档到转化为知识再利用的全过程控制。图档管理信息系统由档案录入、档案检索查询和档案借阅管理3个主要子模块构成：
1 档案条目批量录入功能
企业电子档案采用的分类规则是：工程类档案以项目、子项和专业分类，文书档案以年度、事由、保管期限、密级等分类。图档管理信息系统提供两种录入方式。即手工和自动录入。手工批量录入时，档案管理员对移交的文件、图纸按照分类规则进行分类、立卷，建立树形目录。利用系统提供的模板编制档案目录，并批量导入到系统创建的分类文件夹中。批量录入简化了档案编目和录入流程，降低了档案管理人员的工作量。自动录入是将图档系统与协同设计和出图打印子系统集成，在出图打印时，图档系统能够抓取图纸图签部分的有效信息，自动生成档案条目，并将与之对应的附件存人图档服务器中实现挂接。自动录入能够节省档案编目时间，保障电子档案收集的齐全完整，提高工作效率。
2 挡案检索查询功能
企业图档管理信息系统的检索查询模块根据工程图档特点设置有项目名称、子项名称、专业、设计人、设计日期等字段的检索选项，且具备多检索条件组合的高级查询功能。设计人员可在单一类型档案库或全库中进行精确或模糊查询。并且能对查询结果进行排序、下载、打印等处理，提高了档案信息的查全率和查准率。
企业图档管理信息系统还支持各种通用格式电子档案的在线浏览。设计人员可随意放大、缩小、旋转图纸，也可同屏多图浏览，使电子档案利用更便捷和人性化。
3 档案在线借阅审批与借阅到期催还功能
图档管理信息系统实现了档案借阅审批流程网络化。借阅人需要重复使用电子档案时，可在线发起借阅申请，由系统根据所借档案的类型自动判断审批人，将审批单发送给相关审批人员确认，待所有审批环节确认完成后，档案管理人员依据审批单办理借阅。在线审批的优点是解决了企业及其下属单位办公地点分散和远程员工借阅档案审批的困难，节省了办理借阅手续的时间。
图档管理信息系统实现了档案借阅到期催还的功能。当所借档案到达预归还日期时，系统会自动给借阅人和档案人员发送RTX消息，提示借阅人及时归还档案，并向借阅人发送到期催还的提醒邮件，在个人事务待办箱中显示。如借阅到期仍未归还的，系统会循环提醒，直至档案归还。
出图打印系统与电子档案最终版收集
未引入出图打印系统前，企业电子档案收集是由项目经理利用移动存储设备或光盘将电子档案移交至档案管理部门，或由档案人员从指定的网络工作区的归档文件夹内将电子图档下载到本地。由于设计类电子文件数量大、外部引用复杂，造成收集时较难判断文件的完整性和版本，繁琐的后期整理与编目工作也造成了收集的电子档案归档入库滞后，不能及时提供利用。
应用了出图打印系统后，将协同设计与图档管理工作有机地结合在一起，实现了自动收集打印的PLT和DWG文件，同时生成DWF和PDF等辅助预览文件，并将图纸自动按项目、子项、专业创建图纸目录结构；完成拆图、拼图，收集外部引用、字形字体、打印样式文件等数据信息，保证电子档案的完整性；在图纸打印同时还可自动提取图纸图签信息，形成条目自动录入到企业图档管理信息系统中。出图打印系统帮助档案管理人员进行电子档案从设计、出图到归档的过程控制，实现设计文件电子版和纸质发行的同步归档和分类整理，大大简化人工管理的流程。
出图打印系统利用条形码技术实现电子档案的版本控制。在打印设计文件时，系统会在纸质图纸固定位置生成―个唯一的条形码。档案人员只需使用扫描枪逐页识别纸质图纸上的条形码，系统即可将相应电子文件从打印系统的资料库归入图档管理系统服务器档案库中，最终完成电子文件的收集归档。此方案能够保证纸质与电子档案的一―对应，且企业存储的档案为最终版纸质及电子档案。
数据备份与电子档案安全存储
目前电子档案主要存储于服务器硬盘和光盘中，根据各类电子档案的管理特点，分为在线、近线、离线三种存储模式。
在线存储又称工作级的存储，是指存储设备和所存储的数据时刻保持“在线”状态，可供用户随意读取，满足用户对数据访问的速度要求。在线存储设备主要是磁盘或磁盘阵列。在线存储价格相对昂贵，但性能最好。大多数情况下，企业核心档案应用都是采用这种存储形式的。
离线存储又称备份级的存储，是对在线存储数据的备份，以防范可能发生的数据灾难。离线存储的档案数据不常被调用，一般也远离系统应用。离线存储设备的典型产品是磁带柜或光盘柜。
近线存储主要定位于客户在线存储和离线存储之间的应用。是指将那些并不是经常用到，或者说数据的访问量并不大的数据存放在性能较低的存储设备上。但同时对这些的设备要求是寻址迅速、传输率高。近线存储设备主要为DVD-RAM光盘塔和光盘库设备。
企业在线存放在硬盘上的档案数据将通过新建成的数据中心进行统一管理备份，由备份服务器根据设定好的备份策略定期实施备份，服务器向硬盘的数据区发出读取控制指令，将数据备份到磁盘阵列中。为了不影响各个业务系统的正常运行，数据备份策略采取每周一次完全备份和每天增量备份相结合的方式。
企业2009年引入NETZON光盘库作为图档管理信息系统的二级近线存储设备，并将服务器中在线存储的一部分历史悠久且利用率较低的电子档案转入光盘库保存，有效地缓解了服务器压力。档案管理人员利用光盘库自带一个功能强大的POINT软件管理数据刻录。在数据刻录时，自动创建电子档案目录结构、实现动态映像刻录、数据快速检索以及信息安全实时监控。
根据设计企业档案构成特点将电子档案分为工程扫描图、工程设计文件、工 程过程文件、工程档案、声像档案、荣誉档案等几大类。制定了《光盘库刻录方案》有效规范了刻录工作。刻录数据时将图纸按项目、子项和专业进行分类，以项目代号+项目名称的规则命名文件夹，按档案类型建立卷组。对每个卷组的容量大小和5年内的增长量进行估算，按照卷组的预计容量划分光盘匣内存。最后，使用DVD+R的一次陛写入光盘刻录数据，确保每张光盘的数据大小在光盘容量的90％以内，即4.3GB左右。刻录完成后将光盘封口，保证光盘不可再追加数据。
为提高电子档案安全性，光盘库数据刻录A、B两套，两套光盘编号不同但内容相同。其中A套存放于光盘库的近线光盘匣中用于提供利用，B套存放于离线光盘匣中用于数据异地备份，―旦灾难发生，可有效降低电子档案丢失损坏的风险。
电子档案的利用与信息安全保护
由于电子档案属于企业知识资源的重要组成部分，为保障档案信息安全和企业知识产权，企业对电子档案利用实行以下三种重要控制手段：
1 严格执行电子档案复制审批程序
电子档案复制应先由借阅人提出书面申请，拷贝一个子项或专业图纸时由借阅人部门、档案形成单位和档案归口部门领导审批后方可进行。拷贝完整项目时除上述流程外，还须企业负责人或授权人批准。
2 图档系统对用户进行权限设置
使用图档管理信息系统的授权功能可控制用户档案浏览和操作权限，依据系统分配的用户角色和权限，用户登录系统时须进行身份认证，进入图档系统后只能查询到被授权的档案信息，并且不能对信息进行删除和修改。
3 信息发报软件加密
由于电子档案具有易复制、易扩散性，所以其利用过程中发生泄密的风险较大。电子档案外发送已经成为工作中必不可少的方式，为有效控制外发文件的风险，保护机密数据和敏感信息二次扩散，企业对多种数据安全产品进行了调研和分析比较。获知当客户需要将涉密文档外发给客户人员时，须利用外发控制产品生成外发文件发出。当外发文件打开时，用户需通过身份认证，方可阅读文件。同时，外发文件可以限定接收者的阅读次数、使用时间和禁止对文件进行编辑或打印输入操作、拷屏和设置自动销毁等细粒度权限，从而有效防止了企业重要档案信息被非法扩散和流失。
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发表于 2020-7-16 19:44:35
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发表于 2020-7-16 19:45:03
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