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教学管理信息化建设是高职院校教学改革发展的制高点和突破口，是提高教学管理和人才培养水平，实现教育现代化的关键。传统的工作模式被逐步淘汰，新的教学管理规范没有形成全面的架构。因此，构建适应信息技术要求的教学管理制度与工作规范，是当前教学管理信息化工作的当务之急。
一、高职院校教学管理信息化工作的现状
近年来，高职院校为了加强教学管理，解决课务、学籍、成绩等复杂的事务管理工作，引进了教务管理系统。一些规程性、重复性工作，如选课、成绩管理、学籍处理、排课、教材管理、毕业审核、考务等工作，由计算机自动处理。运用数据平台的采集、传递和分析统计，建立教学数据中心，向学校各部门提供教学运行数据。在教务管理系统的示范作用下，科研工作管理系统、学生管理系统等多个业务子系统，相继开发应用。高职院校管理信息化工作处于不断完善的过程中，当前存在的主要问题如下：
1.教学管理系统的适用性和兼容性问题
从管理系统本身来看，主要存在适用性和兼容性等问题。首先，高职院校的办学模式和本科院校不同，教学管理方法和工作流程有其个性特点。至今，国内没有针对高职院校定制的教学管理软件，如笔者所在学院的管理软件是普通的高校教学管理系统，不能完全适合高职教育的特点。其次，各类管理系统建设中缺乏统一规划。它们各自为政，系统间缺乏兼容。例如，教科处负责教务管理系统、科研管理系统；学工处负责学生管理系统；后勤管理处负责资产设备管理系统等。这些软件购自不同软件公司，相互之间缺乏信息的共享机制，存在数据冗余和资源浪费现象。第三，软件扩充性不够。高职院校教学管理制度和工作流程不断创新完善，流程改变，管理系统如何及时应对？软件扩充性、数据兼容性等问题，造成一些学校管理系统频频更换，浪费大量资金和人力。
2.高职院校的教学管理理念滞后于技术发展
管理信息系统的建设和应用是一项系统性的工程，需要涉及到教学管理各部门及整个教学过程，是组织建设规划的重要部分。国内外成功企业，往往把管理信息系统的建设提升到组织战略的高度，按照企业发展的客观要求进行规划、建设。目前，各类高职院校还没有重视这个问题，对学校信息化建设缺乏战略性的规划，管理系统的开发和应用停留在操作层面，只强调应用层面的改革，没有和学校的整体规划和管理目标结合在一起。因此，造成教学管理系统的开发、应用缺乏延续和广泛性。
3.高职院的教学管理模式与方法存在不足
科学的工作流程是提高效率的关键因素。高职院校的信息化工作起步晚，规范管理的经验和方法不足，多数院校对教学管理流程缺乏系统的理解与全面的规划，职能管理模式与信息技术以流程为特征的处理方法不相适应。各部门的管理系统，只在局部范围内优化工作流程，在更高层次上解决不了组织系统整体效率低下的问题。特别在跨部门、跨职能事务的处理方面，信息技术的自动化能力没有充分发挥作用。
例如，笔者所在学院的新生入学与报到流程，是典型的跨部门跨职能流程，涉及招生、教务、后勤、财务和各专业系统。起初，学院对管理系统软件的流程管理理解不深，各部门按职能管理的方式各自为政，工作效率很低。在入学报到工作根据管理系统的流程要求重新设计、各部门协同办公后，新生报到工作的效率与准确率大大提高。新生的学籍信息与报到工作同步在管理系统中形成，统计数据做到准确、及时。
笔者在实践中认识到，原来手工操作时不需要做的基础信息的构建变得很重要，而时间长、工作量大的项目，借助计算机自动操作，用时很少。所以，科学地规划工作流程以适应信息技术的管理要求，是完善信息化教学管理模式和方法的内在要求。
二、对构建信息化教学管理的思考
1.加强基于信息化环境的教学管理制度建设
要认识到教学管理的信息化建设在学校发展中的重要地位，并在实践中重视这项工作。目前，各类系统为各部门及决策机构提供基础数据及分析数据，其作用日益重要。在这种形势下，学校有必要成立专门的信息化建设的管理机构，全面负责各项工作制度的完善和落实；在院级层面上统一规划，统一建设，使教学管理信息化建设与学院的专业发展和教学发展相协调，各类系统在框架结构、数据管理和编码规则等方面具有统一性和连续性，实现系统间的数据共享。基于信息化环境教学管理制度的建立，是规范和指导新形势下教学管理工作的基础。
2.建立科学的教学管理流程，提高管理效率
对业务流程进行分析和设计，是建立高效的管理信息系统的前提。雅论是自主研发还是购买，管理软件的作业流程是否与教学管理的工作流程相符，是评估系统优劣的标志之一，也是管理系统能否发挥作用、提高效率的关键。管理过程的规范在信息化的要求下包含两层含义：工作过程的规范和信息资源的规范。
（1）规范工作过程。斯坦福大学Harold J.Leavitt教授说过，“采用新技术而不相应地改革工作流程及组织机构，等于是穿新鞋走老路”，这句话道出了当前许多院校信息化进程中的实际状况，指出了解决问题的方向。
随着现代管理技术的发展，人们越来越意识到组织职能及时适应信息技术运行特点的意义，认识到网络环境中改进各部门之间的协作关系的重要性。注重简化和整合重复、低效的工作，通过信息管理系统实现自动化作业。在流程改进的过程中，注意管理系统作业流程与实际作业流程的吻合；通过改进基于信息技术的工作流程，是组识内部制度设计和作业规程设计的参照物；适应信息技术管理的工作制度和工作规程，是提高工作效率、达成教学管理使命的重要保障。
（2）规范信息资源。许多高职院校缺乏规范管理的经验，在信息资源的规范化建设方面同样如此，对如何规范信息资源，既存在认识的不足，也缺乏经验和方法。当前，信息资源的规范化建设是高职院校信息管理的基础。如果前期没有做好这项工作，就会给学校后续的规范管理、信息的纵横传递以及学校的发展造成影响。因此，信息资源的规范要从源头做起。首先，要建立关于校内各类管理信息系统的工作规范，才能从制度上保证信息资源的数据化质量。
从学校范围看，部门之间购买不同公司开发的系统，采集的数据信息，不完全遵守现有的教育信息标准，是造成数据资源质量低下的原因。目前，这类情况在学校普遍存在。在数据采集和基础数据编码阶段的不规范的做法，使各类数据在使用时产生种种难以预料的问题，更高层面的信息交换亦有此类情况。总结几年来的工作实践，笔者认为，要做好高职院校的教学管理工作，须从以下三个方面入手：
第一，重视高职院校教学、科研管理的信息标准建设。1991年，原国家教委开始组织教育管理信息的标准化研究，目前已正式颁布了普通高等学校的一系列管理基本信息集（包括“高校教职工管理基本信息集”、“高校学生管理基本信息集”、“高校仪器设备管理基本信息集”等），对推动普通高校的管理信息化工作起到了积极的作用。所以，高职院校的信息编码标准也要在其标准框架的指引下进行建设。第二，信息管理软件的开发要尽量采用国家信息化标准机构制定的各类信息标准。还没有标准化的各类信息必须在设计中加以标准化的规范。高职院要为数字校园建设统一校内资源的编码标准，要为信息资源的规范化制定相应的管理办法，从根本上解决信息在源头出现的质量问题。第三，将管理信息标准化建设纳入国家、省示范高职院校的建设中；在同类高职院中推广基于管理信息技术的教学管理规范，促进高职院校教学管理规范的标准化建设，提高高职院校的信息化管理水平。
（作者单位：江苏信息职业技术学院）
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发表于 2020-8-4 12:31:53
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